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  • 如何優雅工作和生活? 關鍵就在執行力!


    20 十月 2017 李茲文化


    (圖片來源:pixabay

    十步驟培養超強執行力!

    我們會用兩種方式,教你發展執行能力。首先,我們逐步說明整個發展流程。接下來,我們提供一份行動計畫表,讓你更清楚該怎麼做,並依照個人需求,自行訂定步驟。這表格就像範本一樣,讓你在培養能力時可以依循。

    第一步:在日常生活中,找一項對你而言是挑戰的特定活動。

    這項活動要與你的執行能力弱點有關 。先從這裡開始,是希望你能瞭解,雖然你想全面改善一項較弱的能力,但萬丈高樓平地起,仍應該先從小處著手。若你以為改善能力弱點能一蹴而就,奉勸你馬上放棄這想法。回想一下當年學騎腳踏車時,你不會立刻登上雙輪腳踏車,以為不會摔跤就學得會。不,你一開始會用輔助輪,拿掉輔助輪之後,也會讓某人站在你後面 (爸媽或哥哥姊姊),扶穩腳踏車,讓你坐穩再騎。之後,你會跌倒不只一次,說不定膝蓋和手肘還磨破皮。只有過了許多年,你早已騎得駕輕就熟,才會參加小輪車 (BMX)比賽或在半管道場地騎。重點在於:先從小處著手,累積成功經驗,培養信心。打下基礎之後,就能以適合自己的速度進行。

    行為改變大師蓋爾博士提到:「最弱的兩項執行能力是組織力和時間管理力。我喜歡在臨床工作中發揮變通力,但我也得花大量時間做文書與紀錄工作。若我要處理組織力或時間管理力的弱點,那麼應該先著手的活動就是文書工作,尤其是撰寫臨床紀錄。」

    在思考該從哪種活動著手時,最好選擇每日都要從事的活動,這樣就有機會每天練習這項能力。每天練習,能縮短你精通這項能力的時間,因為你可以更快累積更多的練習時間,而且每次練習的間隔時間不會太久,因此不會忘。

    如果想不出該從哪一項活動開始,可先思考日常生活中的哪個層面,受到你的能力弱點影響最大?可以是你難以忍受,也可以是你的另一半或同事幾乎發瘋的事。如果你準備好接受挑戰,不妨和另一半或同事描述你想改善的能力,問問他們從哪裡開始比較好。

    第二步:描述你目前的表現水準。

    了解起點很重要,能幫你設定符合現實情況的目標,提出精確誠實的計畫,逐漸往目標邁進。比方說,你決定要準時上班,但目前你平均遲到十五分鐘,那麼你可能需要朝這個目標循序漸進。愈精準掌握目前表現,愈容易設定實際的目標。我們在教導孩子時會計算行為的次數,以建立基準。若你想改的行為並不適合用這種方式,可改採大約的估計即可。另一方面,如果你想處理的行為目前沒有發生,這也告訴你,什麼樣的目標對你而言才夠實際。

    第三步:設定目標。

    你想達成什麼目標?記住,你設定的目標要和一項特定的活動或情境有關,這活動和情境要能反映出執行能力弱點,而不是整體的執行能力本身。,蓋爾博士說:「以我的例子而言,我眼前目標並非改善整體的組織力和時間管理力,而是要盡量準時完成報告。因為這是我的能力弱點,導致我無法準時完成報告。一旦達成目標,且能維持下去,就可以朝第二個目標前進。但重點是,一次只處理一種活動就好。」

    我們深信,目標設定得愈精準越好,而撰寫目標的最佳方式,是能讓你輕鬆看出目標有沒有達成。但是,你現在先不用煩惱這一點。我可以如此寫下目標:「在臨床時間發生二十四小時後,完成百分之九十的臨床紀錄。」但如果你已多年沒寫過目標主張,以籠統一點的說明也無不可。例如:讓文書紀錄的完成時間盡量準時。

    第四步:設定期限。

    決定一個完成目標的日期。雖然截止日期可能和目標的複雜程度有關,但請你盡量設定能在短期內完成小目標。別忘了,成功達成目標,並不是代表得一次到位。成功的意思是。每天能夠達到你設定的水準。

    第五步:擬定計畫。

    這步驟對於能不能達到目標很關鍵,因為能力若非學來的,就是改變而來,並透過練習,習慣成自然。你的計畫必須明確指出下列項目:

    你要練習的具體活動是什麼。

    你在一天的什麼時候要練習,盡量每天安排明確的時間。

    一次練習多久。

    我們要提出最重要的忠告,你在計畫時務必謹記在心:練習期間要夠短。別忘了,這是一項辛苦的工作。不妨把這工作視為鍛鍊肌肉,優秀的個人教練都會教人一開始要慢慢練,每次練習時間不長,重複次數不多,練習內容不能導致肌肉拉傷。培養新的執行能力時也不例外,一次練個幾分鐘即可。練習時間保持簡短才能保持專注,有足夠的精力完成練習。能做到這一點,每次好好練習,耗費的力氣會愈來愈少。這就是能力正在發展的跡象。

    做計畫要運用「一致性訓練」 (correspondence training) 的技巧。一致性訓練是指一個人以言語或書面的方式,承諾要在某一點投入某種行為。研究一再顯示,這樣做會提高執行這行為的可能性。

    因此,除了做計畫之外,公開告訴別人你要投入這項計畫 (例如和另一半說你在家庭方面有什麼規劃,或是對主管或團隊領導者說你要投入某工作上的計畫),這樣能提高你啟動這項計畫的可能性。這種做法可能會讓人不太自在,因為別人對我們的期待可能會變高,導致我們有非履行計畫不可的壓力。正因公開宣示之後,我們就不能偷懶,如此便提高了信守承諾、實踐某件事情的機率!

    擬定計畫時,最後還有一項要留意:練習某項執行能力時,要在你運用這項能力的相同背景,這樣更能提高你實際做出這種行為的機會,還可避免在孤立或缺乏背景下練習,導致練習成果無法類化 (generalization)。舉例來說,許多電腦程式大肆宣稱能幫你改善專注力和工作記憶力,已有不少研究是在探討這些程式的功效。研究顯示,用電腦遊戲來強化某種能力,通常只是讓人更會玩這種遊戲,但成果無法應用到現實生活中。有位母親告訴我們,她兒子使用這類訓練程式做練習。我們問到成效如何時,她說:「這麼說吧:我兒子今天去上學,但作業本放在家。」

    我們的整體建議是:小心「現成」的介入方式。那些方式的成效,往往不如專為你獨特的狀況對症下藥的有效。

    第六步:選定開始的日期。

    你不僅要訂出開始練習的日期,還要指出在這一天的什麼時間開始。此外,還要安排另一個「備案」時間與地點,以免臨時有事,讓你無法依照計畫練習。老話一句:練習時間要短。先前提到,你能花費的力氣有限,力量之池會快速枯竭。盡量讓練習時間能簡短頻繁、成功達標,而不是安排一大段時間,導致你注意力渙散,或對工作感到厭煩。

    第七步:運用看得見或聽得見的計畫提示。

    巴克立指出,若只把目標與計畫以內化的方式在內心呈現,不容易促成持續付出努力的行為。主要原因在於,人在精疲力竭時容易被周遭的外在環境分心 (例如智慧型手機、電腦與電視)。若想達成目標,讓我們的計畫發揮作用,則需要讓環境中有顯眼的視覺甚至聽覺提示,讓我們時時感受得到目標。上一章曾談過這一點:你可以在看得到的地方放個標示、貼便利貼或在電腦桌面上用便利貼程式,也可以用智慧型手機設定鬧鐘與提醒。

    這能產生兩種效果:以具體方式幫我們記住想達成的目標,並與環境中其他顯眼的東西相互匹敵,以免其他有相同影響力的東西令我們分心。將目標呈現在外部環境,能提醒我們要抵抗環境中的誘惑。

    第八步:堅守計畫。

    指定好開始練習的時間,並保持練習時間簡短,就能減少要耗費的力氣。等時間一到就好好練習,別找理由拖延。如果你覺得沒什麼力氣,可縮短練習時間,但還是要練,才能強化這習慣,減少這項能力所需耗費的力氣。

    第九步:正面積極,保持信心。

    為了強調你的目標,請寫下三、四項聲明,簡要訴說你要努力做什麼?為什麼要努力?改善之後有什麼好處?有了成果之後,能享受什麼正面感受?在運用這項策略時,也要提出你改善這項能力後就能做些什麼。以文字寫下來。

    終於,第十步了:尋找激勵。

    指出達成目標之後的美好感受,或許就足以當成激勵,讓你有動力開始改變行為。但這樣可能不足以支撐你抵達終點。你可能還需要採用更實質、具體的獎勵,也就是和你的練習有關的正增強。

    正增強的意思是,緊接著行為之後所出現的任何事件、活動或物品,讓這行為在日後再度發生的機會提高。我們都知道這項原則,並在生活中持續應用。例如我們會告訴自己,只要做完某件任務或工作,就可以做更喜歡的活動。在練習一種執行能力時,最好把練習當成得到獎賞的機會,把練習連結到之後即可得到的某種獎賞。獎賞不一定是昂貴的東西或非常特殊的活動,只要我們能樂於從事或擁有,而且是在我們練習完的情況下能馬上取得的即可。這樣我們會開始把練習和那項獎賞聯繫起來,降低我們感覺練習時所需要的努力。

    以上內容由李茲文化授權刊登,未經允許請勿轉載。
    ◎更多精彩內容,請見:《發現你的執行力密碼:調校大腦12種天生能力,當個聰明又有行動力的人

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