書評,好書推薦,書籍推薦,好書導讀,書籍導讀導讀 | 每天替你導讀好書 | 知識家

  • 不要忽略email的書寫形式,7個常見的email錯誤


    17 十月 2017 知識家編輯


    圖片來源:geralt

    編輯/陳佩祺

    當你在報告時,你會故意選一個完全跟報告內容無關的標題或是講一堆細節讓人抓不到重點嗎?雖然我們都知道報告時要簡潔扼要,將重點清晰傳達,但是大部分人卻忽略了email的重要性。電子郵件也是現代人溝通的一個重要管道,但是要怎麼寫才能讓主管、同事或客戶一眼明白呢?

    以下為7種常見email錯誤。

    1. 回覆的信件標題已經不是討論重點

    在討論事情時我們常常會直接回覆對方信件,所以幾次來往之後,標題可能會變成「Re: Re: Re: Tuesday?」。或許一開始你們想約星期二討論事情,但是之後的內容應該早就與「星期二」無關,所以為了讓彼此一看就明白信件內容,改個標題吧!不然若對方是個大忙人,每天有幾十封email在往來,你那標題不明的信件搞不好就被忽略了。

    2. 你的內容沒有明確重點

    有時你可能洋洋灑灑打了一堆字,但是仔細一讀卻發現其實沒什麼重點,這樣只是浪費彼此時間。你可以試著將你想表達的東西用一句話講出來,若發現不行,可能就要重新整理一下思緒了。盡量在前三句話就點出重點,最後要收尾時可以再換個方式強調一次,讓對方清楚接收到你的訊息。

    3. 忽略開頭的問候語

    如果已經是往來很多次的email,人們可能會省略開頭的問候語,但是一句簡單的「XX您好」或「哈囉,第三組的夥伴們」,都可以讓對方覺得比較有溫度,也會更願意去了解你想傳達的訊息。

    4. 想感謝對方卻顯得很空洞

    受人幫助或是收到別人送的禮物,難免會想寫封感謝信給對方,但是只寫一句很簡單的「謝謝」又顯得太隨便、沒誠意,所以要感謝別人時,記得寫下他們的實際作為,該是他們的功勞就不要吝於稱讚、感謝,會讓對方覺得受重視,未來你們的關係也可以更緊密。

    5. 太多字了

    你的目標應該是要在有限篇幅內,簡短扼要的說明重點,而不是寫一堆小細節讓人看得眼花撩亂,篇幅太長的email也會讓人沒耐心看完喔,所以你可以遵循以下步驟:

    1) 刪掉多餘的字,尤其是那些沒意義的形容詞,你不是在寫文章,而是在溝通。

    2) 將內容分段,每段大概2-3個句子就可以了,才不會顯得內容很多。

    3) 善用標號,如果是可以列點的東西,就用列點的方式寫出來吧,這樣可以讓對方清楚你想表達的,你也不用為了整體的順暢度加那些冗言贅字。

    6. 文法、拼字錯誤

    如果是英文的內容,文法跟拼字當然很重要,如果句子結構完全不對,讀的人根本就看不懂,還要花時間去猜你想表達的,這樣反而浪費時間。如果是中文內容,錯字也需要注意,所以按送出之前,檢查一次信件內容吧。

    7. 只有批評沒有建議

    如果有人表現很差,你覺得需要批評他、點出他的錯誤當然可行,但是不要只會批評,你有什麼改進的建議,甚至是自身經驗都可以跟對方分享,一封充滿攻擊性的批評沒什麼意義,那只會讓彼此關係更差而已。

    資料來源:Fast Company

    知 識 家
    INSTAGRAM

    知 識 家