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  • 別做這些事,才不會被時間牽著鼻子走


    16 十月 2017 今周刊

     

    別一起床就檢查電子信箱

    我相信有九成上班族早上一進公司、打開電腦,就先確認電子郵件。請立刻改掉這個習慣。早上第一件事就檢查電子郵件,只會干擾你安排行程。你收到的工作郵件,多半寫滿了寄件人的需求。

    「接下來我們能否深入討論呢?」
    「文件不完整,請修正。」
    「請立刻回信。」
    —諸如此類。

    閱讀這類電子郵件之後,你會感到焦慮,認為必須儘早回應。「我原本打算在中午之前構思新企畫,不過還是先去開會討論吧?」你就會像這樣配合電子郵件寄件人的需求,重新調整原本的計畫。這就是按照別人決定的行程表活動。

    另外,被迫回信也等於是受到他人強迫而做出決定。第一章曾經提過,這種非自主判斷的決策只會大量消耗意志力。詳情將在其他章節仔細說明。總而言之,務必遵守的一項原則:工作必須在還保有大量意志力的中午之前,從重要的事情開始依序處理完畢。

    如果一早就檢查電子郵件,好不容易裝滿的意志力一眨眼就會減少,萬一要處理重要工作,一定不敷使用。在中午前也別檢查朋友寫來的電子郵件與社群網站。一旦接觸這類私人資訊,你可能會覺得很有趣、很羨慕,或感到麻煩、覺得不甘心,情緒便會受到動搖。

    混亂的情緒將會引來意志力的大敵「不自覺的決定」。從接觸到電子郵件或社群網站的訊息那一瞬間起,你就會不停想著:「那樣似乎很有趣,我也想模仿看看。」「真不甘心,我也要跟他拚了!」像這樣,你就在不自覺間浪費了意志力。請下定決心,停止一早就檢查電子郵件與社群網站。

    若問什麼時候才可以看電子郵件,我的建議是在午休前與下班前,一天兩次。午休前,重要工作已經告一段落,被奪走一點意志力也不要緊,還可以藉由去吃午餐等身體活動,緩和紊亂的情緒。同樣的,下班前即使意志力減少也沒關係。

    你或許會擔心一天只檢查兩次電子郵件,來不及應付緊急情況。不過會以電子郵件聯絡,表示事情不是那麼重要,如果緊急的話,對方一定會打電話來催促。
    當然,有些人的業務重心就是往來電子郵件,這種情況便不適用這個規則。即使如此,一早就確認私人郵件或社群網站也沒什麼好處,所以還是請嚴格遵守一天只檢查兩次電子郵件的原則。

    關於電子郵件,還有一點希望各位可以記住,就是回信時並非從較早的信件依序回起,而是優先處理重要的電子郵件。與工作的進行方式相同,必須趁著還保有大量意志力的時候完成重要工作。

    另外,沒必要每封電子郵件都老老實實的回信。對自己沒有好處的內容,例如:陌生人寄來的廣告郵件,或是你沒必要回覆的郵件,忽視也無所謂。

    不要每天更換吃午餐、晚餐的店家

    你平常在哪裡吃午餐?

    一到中午,辦公大樓林立的商業區裡,每家餐廳總是人滿為患。每次要尋找符合飲食喜好、預算、等待時間等所有條件都齊備的店家,就變得十分困難。我相信一定有許多人因為遲遲無法決定要去哪家店,常常在午休結束的最後一刻才趕回公司吧?這個問題,只要「事先決定好要去的店」就可以輕鬆解決。

    以我來說,午餐基本上是自己煮,不過有客人來訪或需要與工作人員開會時,我就會去附近的咖啡店吃飯。即使是這種情況,我去的店家與點的餐永遠都一樣。

    我也有吃晚餐的固定店家。與親朋好友共進晚餐時,我會選擇鄰近我家兼辦公室的一般餐廳;想要講究一點時,就會去東京都內的五星級飯店。有時也會想要嘗鮮,而去開拓新餐廳,不過那也只會是每周一次的例行性活動,這樣就夠了。每天煩惱要在哪裡吃飯,只是在浪費時間與意志力。

    話雖如此,假如你喜歡吃美食,認為享受午餐是人生最重要的一件事,那麼每次去不同的餐廳也無所謂。因為這樣做對你來說算是自主判斷的決策,意志力的消耗也能夠限制在極小的範圍內。

    規畫例行性活動的用意,是為了讓你把意志力集中在重要的事物上,減少不必要的決策。因此,如果午餐對你來說非常重要,你也可以減少其他的決策,藉此取得平衡。

    別讓對方決定碰面時間

    無論你規畫的例行性活動多麼完美,工作上少不了臨時被叫去、接到客訴、必須參加非預期的會議等,許多讓你無法執行例行性活動的狀況。即使是這樣的狀況,也不可以把主導權完全讓渡給別人。

    發生非預期的狀況時,只要按照自己的步調對應,就能將決策次數減至最低。然而,一旦按照他人的步調,你將很難為接下來發生的事情做好心理準備,也會大幅增加思考與決策的次數。

    因此,如果是無論如何都沒有轉圜餘地的工作另當別論,但假若是可以通融的工作,請盡量按照自己的排程進行。

    舉例來說,決定面談時間時,多數人習慣問對方:「您希望在什麼時間進行?」但是這麼一問,就變成你必須配合對方,而且由對方指定時間,你的例行性活動勢必受到影響。

    這種時候,你應該盡量提出自己希望的時間,例如向對方詢問:「您覺得○點怎麼樣?」只要以謙卑的態度說話,對方應該不至於感到不快;即使會被人認為你有些傲慢,跟配合別人的行程、浪費自己的意志力相比,這也不算上什麼重大損失。

    以上內容由今週刊授權刊登,未經允許請勿轉載。
    ◎更多精彩內容,請見:《你覺得重要的事,有9成都是屁:成功,從不做這些事開始

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