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  • 9個小訣竅,讓你不再為了沒完成的待辦事項煩惱


    26 九月 2017 知識家編輯


    圖片來源:Pexels

    編輯/陳佩祺

    總是覺得要做的事情太多,但時間實在太少嗎?每天,我們都有一定的事情要完成,有些人會寫在便條紙上提醒自己,有些人習慣記在筆記本,而有些人會下載記事的app直接記錄在手機裡。

    如果你對原本使用的記事方法不滿意,以下是幾個協助記事的小訣竅。

    1. 將事情分類

    Robert Pozen,MIT管理學講師和作者分享了自己的作法,他將事情分成3類,第一類是當天所有要打的電話、要參加的會議跟活動,第二類是在這些事情裡,他希望達成的目標,第三類則是其他瑣碎但還是需要完成的事項。第一類比較偏向公事,所以他會趁公事空檔去做第三類的瑣事。

    2. 將性質相似的事情擺在一起

    做每件事情需要的專注力跟思考方式都不一樣,當你已經開啟某個模式,比如說已經進入高度專注的狀態,就把當天需要高度專注力的事情一併完成吧。以作者本身來說,因為寫文章跟回郵件需要的專注度很不一樣,所以她會在早上最清醒的時候寫文章,把回覆電子郵件擺到下午精神狀況相對比較差的時候。

    3. 問自己事情的輕重緩急

    我們需要先弄清楚每件事的重要程度,可以問自己這件事有多重要?會需要多久時間完成?若不馬上完成事情會不會變的更糟?將所有事情的輕重緩急分清楚,也就知道要先做什麼了。甚至,你還可以繼續問自己,這件事只有我能完成嗎?有沒有辦法讓機器(比如電腦)去做這件事?又或許我可以花10分鐘教別人怎麼做原本需要1小時才能完成的事情,這樣就多50分鐘可以運用了。

    4. 把大任務切割

    有時我們會覺得事情做不完是因為有些事本來就不需要一次性完成,比如說一份20頁的企畫書,我們可以將它切成幾等分,分配到每天的待做事項,這樣才不會在這個項目上花太多時間,壓縮到其他事情的進度。

    5. 將待做事項公開

    這聽起來可能有點怪,但若你沒有同事或主管盯著你把交代事項做完,你可能就會拖延、沒效率,所以你可以找個朋友,你們互相交換彼此的待做事項,互相提醒對方什麼事該完成了,比起自己埋頭苦幹來的有效率喔。

    6. 規劃你的一天,而不是只是將時間切割

    基本上,就是往大方向思考,以一天為單位去規劃,而不是執著於幾點幾分我該做什麼。也可以將事情分成幾大類,慢慢地你會發現自己特別喜歡做的類別,在規劃的時候就可以多放一些到待做事項中,你就可以完成更多事情。

    7. 留緩衝時間給一些額外的事件

    你永遠不知道你在處理一件事情時,會不會在過程中又冒出另一件事,所以排時間的時候,預留30分鐘的緩衝時間,可以讓你從容應付突發事件或突然飛來的靈感。

    8. 寫一份已完成的事項清單

    有時因為忙著處理一些突發狀況,導致我們可能只完成一半的待辦事項,這時你可能會沮喪。但換種角度想,你不是少做了什麼,而是多做了其他原本不在規劃中的事情,所以寫一份今天完成的事項清單吧,會讓你比較有成就感的。

    9. 寫一份你想要做的事情

    為了增添樂趣,讓自己更有動力,你可以適當的在該完成的事項中加入一兩樣你自己的興趣。當然這只是讓你稍微休息一下,自己還是要控制時間,不要讓一時的放鬆拖延整個進度。

    資料來源:Fast Company

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