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  • 待辦事項這樣列,工作當場完成一半


    17 三月 2017 大是文化


    忙翻、做不完──問題到底出在哪?

    「大家常常說,是因為資訊超載。假如真的是這個問題,恐怕才剛走進圖書館,你就要被逼死了。」
    《搞定》作者、管理大師大衛‧艾倫(David Allen)

    我和艾倫的觀點一樣,從不認為資訊超載是個問題。確實,這個時代的人正面臨史上最大量的資訊流,但是歷史上的任一個時間點,都會有人提出這項論述!像是發明印刷機和電報,或書寫方式出現後,個人和外界資訊的互動早已迅速增加。幾個世紀以來,運用資訊工作的人總有相同的抱怨。

    英國詩人雪萊(Percy Shelley)在《詩之辯》(Defence of Poetry )中曾說:「知識不虞匱乏︙︙我們接收資訊的量已經超出自我意識,人們太過貪食,吸收的資訊超出能夠消化的程度。」

    與其說是資訊超載,應該說不良的決策或缺乏決心,才會造成工作效率低落。我不知道這是不是因為,教育體系沒有教導學生怎麼做決策,還是處理資訊時,大腦就是天生不可靠。不管是前者還是後者,只要決策不當就會有麻煩。

    工作效率低落的人,常會發生以下三種情形:

    ‧工作中,只要有任何事發生就會受影響。這種人往往覺得自己完全無法掌握發生了什麼事,也沒有能力分配時間。
    ‧有些人一整天下來,分明有能力完成手邊的工作,但盡做些沒意義的工作。就像花了一整天,卻只更動家具擺設或歸檔等細枝末節的事。
    ‧有些人太愛做夢,對一定時間內能產出的價值,空想有餘,卻無法實踐。老是在一個又一個的工作計畫間穿梭,但計畫常缺乏重點、沒有成效。我自己就是屬於這類。

    這邊所指的工作效率不是代表能生產出多少東西、做事方法有多麼聰明、能同時處理很多工作,或有辦法順利完成討厭的工作。工作效率代表掌控力和洞察力,也就是說能夠掌控手上的資源,並認清什麼事情才是真的重要、值得關注。

    我常聽到有人說追求提升工作效率,就像打一場必敗的仗。不然就像是我的客戶和同事已經習慣壓力和疲乏,總覺得自己在追趕行程,卻沒想過這是可以改變的。

    更慘的是,有些人還把塞爆的收件匣、緊湊到失控的行程和高血壓當作榮譽的象徵,彷彿在說「我要失控了!我工作太操勞了!但是,非我不可」。現在,我要告訴你,這是可以改善的──只要先改變自己的想法和習慣。

    一旦體會到新習慣的效果,你就會明白差異何在,效果比效率更為重要,因為當新習慣有了效果,當然就會更有效率,也更能掌握手邊的工作。要實現這點,必須從以下三點開始改變:

    ‧用更好的方法來處理資訊。尊重大腦的天賦和限制,才不會被大量的外部資訊綁架。
    ‧建立框架。框架能幫助你決定什麼事值得注意。
    ‧創造力。為了保有創造力,而放棄上述兩點也沒關係。但是分神發想後,一定要有明確的方法重拾掌控力和洞察力。

    當這些改變成了習慣,你就擁有掌控力和洞察力,能夠適當的回應所處的情境,和湧向你的資訊。

    形成習慣和改變習慣

    「重複的行為造就了我們。因此卓越不是行為,而是習慣。」
    亞里斯多德(Aristotle)

    嘗試著改善工作效率時,只要是相關書籍,我一本都不放過,但實際操作時卻不斷失敗,因為我誤以為這些內容看起來合理,又都能理解,所以只要輕鬆彈個手指,就能改變生活方式,但這一點也行不通。我曾嘗試各種方法,有時候下載最新的待辦清單軟體,還真的有點效果,但是我同時改變得太多、太快了。也許你也有這樣的經驗。因此我終於明白,必須以習慣的形式,一次改進一項。

    查爾斯‧杜希格(Charles Duhigg)在《為什麼我們這樣生活,那樣工作?》(The Power of Habit )的結尾寫到,他如何運用習慣迴路,也就是提示(cue)、習慣(routine)及獎勵(reward)三步驟,分析到底是什麼樣的癮頭,養成他的壞習慣。我把「養成習慣」的過程簡單摘要如下:

    ‧找出想改變什麼慣性行為。
    ‧以獎勵來試驗。
    ‧隔絕引發壞習慣的提示。
    ‧計畫如何改變、設定警報和觸發條件來預先阻止壞習慣。

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    圖片來源:pixabay

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