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  • 維持專業形象,撰寫E-mail時注意千萬別犯這些錯!


    22 二月 2017 知識家編輯

    編輯/霍楚昀

    電子郵件的迅速與便捷深得商務人士的喜愛,許多人每天都會發送、接收數以百計的郵件,但也因為這樣的便利,大家便開始輕忽,容易在寫E-mail時犯各式各樣的錯誤。知名企業SnappConner PR的創辦人與CEO,Cheryl Snapp Conner表示,這些錯誤有可能冒犯對方、損害到你個人或公司的形象、搞砸訂單甚至替你的職涯畫下休止符!

    顧客服務專家Nancy Friedman,整理出了他們研究發現商務人士撰寫電子郵件時常犯的5個錯誤。如果你也希望事業更順心、收件人對你留下好印象,別錯過這篇文章。

    1. 文法與拼字錯誤

    我們難免都偶爾會犯一些錯誤,特別是在忙得分身乏術、加班到深夜無法回不了家……等狀況下,腦袋也許不是那麼的靈光。(貼心小提醒:在深夜的時候發送電子郵件,可能會給對方造成困擾喔!)

    不管再忙再累,最好都記得要在發送電子郵件之前校對一下排版、拼字和文法等是否有出錯?文法正確、格式正確的郵件會減輕收件者閱讀的負擔,比起錯字連篇的內容,也更容易對你留下好印象。

    2. 標題錯誤

    每個人都有這樣的經驗:當我們要回覆對方的信件時,往往會按下「回覆」就開始劈哩啪啦的打字了,所以新郵件的主題就會變成「Re:上一封信件標題」。

    如果你是針對上一封郵件的問題做回應,這樣是可行的;但是有時候我們都已經在討論其他的話題或事件了,對方卻忘記改標題,不但可能讓人覺得牛頭不對馬嘴,還可能因此漏看重要的訊息!因此下次寫信之前,針對信件的內容更改一下標題吧!

    3. 落落長的文字

    對於快捷、便利的電子郵件來說,過多的內容其實是有失禮數的!以使用者經驗來說,最好應該讓收件者打開郵件之後,不需要滾動滑鼠就可以在螢幕上看到你的簽名檔。

    如果真的沒辦法避免,至少要在標題註記一下(例如:信件內容長,煩請耐心閱讀…….等),讓對方在打開郵件有個心理準備,或者善用附件功能,把你要傳達的資訊放在附件的檔案之中。

    4. 沒有即時回應

    如果你沒有空即時回覆,或者是你們討論的事項已經告一段落,仍然可以簡短地回一封信,告訴對方你已經收到郵件了!這是一種禮貌並且貼心的舉動,讓對方知道你有收到信。

    5. 一次回覆所有人

    電子郵件的群組並不是聊天室,因此也應該避免讓對方有這種感覺。讓他人收到與自己不相干的內容,只會覺得你處事隨便,或者索性把你當作討厭的廣告商、詐騙集團,一怒之下把你從聯絡人當中刪除。

    除此之外,如果你要寄信給群組,記得把每個收件者的資料編輯好,避免透漏清單中的個人資訊和電子郵件位址等─這個錯誤即使是大公司也常常會犯!事實上,為了保護收件人隱私,我們每個人都應該要極力避免,以免洩漏了收件人不想透露的個人資訊。

    參考來源:Inc.

    圖片來源:Stocksnap

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