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  • 這是你的團隊,你會怎麼帶?


    5 二月 2017 大是文化

    不瞎忙!只聚焦可以產生成果的行為

    日本在邁入經濟高度成長期的時候,常可看見犧牲個人生活、為公司盡心盡力的企業戰士的身影。勤奮是日本人最珍貴的美德之一,至今我仍如此認為。但對領導者來說,勤奮有時也會產生令人意想不到的弊害。

    勤奮背後的原因可能是,因為過去一直這麼做、因為上司叫我做、因為這是公司的慣例……。這種工作方式,只要還能產生成果,問題就不大。事實上,在經濟高度成長期,這種工作方式確實能奏效。但在現代,消費者的價值觀變得多樣化,社會變遷的速度也越來越快,再加上全球化時代的來臨,經營者必須和世界各地多樣的社會與文化打交道,過去的成功模式很可能會變成現在的包袱,不但無法帶來成果,還會徒增成本。

    造成這種結果的原因之一就是,越忙碌的人越能得到掌聲的社會氛圍或公司風氣。我把它稱作行為的陷阱。

    比方說,如果你提早完成工作、比上司和同事還早回家時,內心會產生愧疚感的話,那麼你很可能已經落入這樣的陷阱。

    此外,使用電子郵件與社群軟體時也要多加注意。好好善用的話,你會發現它們是非常便利的工具。但另一方面,它們也很容易使人落入行為的陷阱。

    很多時候,直接見面談事情,可以減少許多不必要的誤會。然而,一旦落入這個陷阱,你會不知不覺習慣什麼事都透過電腦與人溝通,因為你相信只要讀信、回信就可以解決的事情,絕對比起身離開座位走去找對方說話更有效率。覺得自己明明很勤奮的寫了很多電子郵件,但工作卻仍做不完的人,可以反省一下自己是不是也陷入了這個陷阱。

    學習最新的知識固然重要,但學到的東西若無法發揮在工作上,不但無法回收參加研習所花費的時間和勞力成本,更會成為行為的不良債權。

    下次舉辦研習時,你可以仔細審視該研習對於年度計畫的達成有沒有幫助,還是只是為了消化預算才舉辦的。應該盡量舉辦對於取得成果有直接幫助的活動,這麼一來,或許就可以減少這類徒勞無功的行為成本發生。

    另外,作為一位領導者,還要注意自己有沒有陷入微觀管理的陷阱。

    所謂的微觀管理,指的是上司在推動工作時,從細微處對部屬進行指示、監視和指導。事實上,只有當部屬對於某個工作環節不熟悉時,你才需要親自在一旁細心指導,一旦他學會了,就應該放手讓他去做。假如你指導了很久,部屬仍無法獨自完成某個行為,那就應該重新審視你的指導方法有沒有問題。

    並不是部屬的所有工作都需要經過行為化或精準化,只有與達成預期成果相關的行為(B),你才需要出手處理,否則只會增加過多的管理成本。

    領導者的行為可以提升團隊的生產力,這個觀念很重要。我們的目標是花最少力氣去管理,達到最大限度的成果。

    當預期的成果(V)遲遲無法達成時,你在做行為化與精準化之前,應該要先從「告知部屬你期待的成果為何」開始做起。你要確認你期待部屬達成的成果,和部屬認為自己要達成的成果是一致的。假如雙方認知有落差,就該確認資訊是不是有過與不足的地方,並持續溝通,直到雙方達成共識為止。

    對於這個溝通過程,我整理出一套方法,稱作成果溝通公式。

    當你要告知部屬你所期待的成果時,應該把對象、數量、怎麼做、做到什麼時候為止,這四項情報說明清楚。

    成果溝通的四個基本項目:

    (1)對象
    (2)多少(量)
    (3)怎麼做(質)
    (4)做多久(期限)

    這四項看似簡單、理所當然,但令人意外的是,很多人都做不好。根據許多研究顯示,上司只要增加上述的溝通,部屬的行為就會產生很大的改變,成果也會大幅提升。

    以上內容由大是文化授權刊登,未經允許請勿轉載。
    ◎更多精彩內容,請見:《這是你的團隊,你會怎麼帶?:部屬為什麼不照我意思行動?怎麼改變? 管理者必學的行為分析技術

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