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  • 如何做好時間管理?只要掌握5個簡單要點


    28 一月 2017 知識家編輯

    編輯/霍楚昀

    永遠覺得你的工作處理不完嗎?順利成章地加班,連周末也來公司報到,只因為昨天事情做不完只好拖到今天、明天、大後天?其實,當你陷入這種惡性循環時,不應該一味地埋頭苦幹,你需要的可能只是一些簡單的小工具!

    1. 利用自動化小助理來幫助你規劃行程

    如果你的時間很緊湊,且經常需要東奔西跑,那麼事前把行程規畫好,可以幫助你省下很多的時間!當然,並不是每個人都有預算再請一位貼身秘書,因此利用你隨身攜帶的手機或是筆電作為輔助工具會是個好點子,有些應用程式可以依據你的個人偏好設定,追蹤你的代辦事項、捕捉你的所在位置,並且提醒你日曆上的活動。

    善加利用這些可攜式電子設備,可以提升你的機動性與靈活度,應付不同的突發狀況,進而省下更多時間。

    2. 將某些工作外包

    與上一點類似,當你的職位愈來愈高,你的重點就不應該放在瑣碎、繁雜的任務上,而是應該轉移重心在大事上面,將較繁瑣的任務交給你的助理吧!當然,如果你請不起一個助理,事務也並非常態性,可以在較忙碌的時候花點小錢,將工作外派。

    3. 靈活運用可辦公的空間

    為了和客戶會面、去其他部門開會或是到外地出差,需要在不同地點之間往返,有時候還得等待對方、甚至在外地某個定點待命,,而這之中所花費的時間累計下來也是很驚人!如果能事先得知附近可以處理工作的辦公空間,讓你在等待的時候,可以善用零碎的時間把任務處理完,或者多做些額外的工作,也能達到節省時間的效果。

    4. 別忘記回覆重要郵件

    要一直追蹤電子郵件、回覆每一個重要訊息是件累人的事,也是一場無止盡的長期抗戰。但是無論是你或對方,只要漏看了一封信件,可能就錯過了一個重要的機會!

    善用管理工具會是明智的選擇。比方說,Boomerang是一款適用於Gmail的Chrome應用程式,它可以確保你的所有電子郵件都及時得到回覆,幫助你管理你的現有客戶及潛在客戶。

    5. 使會議前置作業自動化

    開會已經是件耗時甚鉅的工作,如果你發現,連會議之前的前置工作也花費了你不少時間,就該開始思考解決方案了!

    若你們的會議是例行性的,可以先制定好固定的作業流程與文件模組,再視開會的內容修改細節;如果你們的會議內容與當今時事、產業新聞有關,可以善用應用程式,讓你們追蹤的網頁可以顯示在某個看板上,你只需在開會前閱讀看板或滑手機即可。

    參考來源:Inc.

    圖片來源:caio_triana

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