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  • 好主管不怕部屬犯錯!5個讓人心服口服的「向下溝通」技巧


    20 一月 2017 SmartM人才培訓網

    在管理技巧中,學習與部屬溝通是每個主管都要面臨的考驗。有時候,一句無心的話語或是錯誤的回應方式,都會讓部屬感到疑惑甚至覺得不被重視。傳統的領導方式可能會給予主管很大權力,主管說什麼部屬就得做什麼,但隨著時代變遷,光靠職位已經不足以讓部屬對主管心服口服,心甘情願為團隊努力。必須讓部屬信任,相信在主管的帶領下能夠展現自我價值,因此,彼此間的溝通就變得非常重要,才能順利了解彼此的目標和想法,一同成長。以下要分享五個溝通常用的技巧:

    一、慎用負面的言語

    在指導部屬時,有些主管會使用尖銳的語言和刻薄的態度批評員工,強硬表現出長官權威,只要不聽指示就是敵人。這種用職位差距來與部屬溝通的方式非常不好,部屬會擔心自己稍微做錯事情就會被貶為辦公室邊緣人,害怕犯錯,變成只會照SOP工作的機器人,反而扼殺團隊的創意想法,使工作氛圍越來越低迷。

    因此,在與部屬溝通時,盡量避免用到負面的字語和批評他人,使用鼓勵態度、有趣的方式表達,如此會讓部屬更聽進心裡。

    二、不避諱分享失敗經驗

    主管或多或少都有在工作上挫敗的經驗,突如其來的政策改變、上司臨時的限期要求或是工作夥伴不願意配合等,導致提案無法如期完成、成效不如預期。若是刻意忽略這些過去,只分享輝煌事蹟,部屬會覺得學到的知識有限,並覺得主管只是喜歡炫耀而已。

    主管若願意分享過去經驗及後續處理方式、危急時刻如何制定決策、什麼方法才能有效率解決問題,部屬獲益更多。

    三、先傾聽再溝通

    主管要能激發部屬最大的潛力,才能使他們在工作上的表現超出預期。因此,主管在協助解決問題時,不是單方面講述自己的建議和看法,而是要先以開闊的心胸聆聽問題,知道他們的痛點在哪裡,才能對症下藥。

    當部屬有任何想法時,也要試著傾聽他們為什麼會這樣思考,不要輕易否定他們的點子,也不能以偏見的心態參與討論,適當的衝突和辯論才是優質的溝通方法。若是倚老賣老的強迫部署聽從自己的建議,可能引起反彈,使工作效率大幅降低。

    四、「快速反應」不等於「回應」

    當我們遇到不好的事情時,通常都會採取防禦狀態盡可能地迴避,而當部屬遇到困難問題尋求主管協助時,有些主管的第一個反應會是:「自己先做好功課再來問!」或「我現在沒空等等再過來。」就草草結束這次的對話,然而,這些不經思索的反應並不是好的回應。

    為了建立恰當且有效率的溝通,主管在面對新的問題時,應該要先冷靜思考,善用過去的經驗做出有條理的邏輯分析。回應是指說能夠說出有建設性的言論,適當的跟屬討論、交流意見,而不是快速的敷衍幾句就了事,這樣會顯得主管沒有溝通的意願。

    五、善用例子做檢討

    有些主管會盡量不批評員工的提案,或是不矯正他們行為,擔心會造成團隊衝突或是相處的氣氛不和諧。但是,若是部屬真的有需要修改的地方,主管一定要嘗試溝通,否則只會讓情況惡化。

    適時的檢討是必須的,讓部屬能快速理解哪裡要改進、如何改進,最好的方法就是給予實際的例子,把想法具體化,像是過去前輩如何解決這類型的問題或是生活周遭常常會遇見的難題做融合,並在事後詢問部屬有沒有任何需要釐清的地方,協助他們掌握整體發展。

    本文出自「SmartM人才培訓網」,原文點此

    圖片來源:Hillyne

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    以「人」為本,提供企業「正確良善的解決方案」為核心,並致力於電子商務與社群網路深度融合商業化實踐,以「創新的網路思維」重新定義商務人士的職場歷練與學習發展。
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