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  • 想成功成為辦公室效率王?善用這4個方法!


    20 一月 2017 SmartM人才培訓網

    在職場上,優秀的人才大多有兩項特質:有能力與有效率。前者通常能與工作年資成正比成長,但後者大多會隨著各類不可抗逆因素不停波動。

    對上班族來說,能力是目前既有的實力,若要將工作成效再提升,唯有提高效率才能達到事半功倍。美國職涯專欄作家Kat Boogaard分享自己的經驗,講述自己每天面對大量的Email與待辦事項,最惱人的就是事情迫在眉睫,卻工作效率低落、無法起步。針對工作效率的提升, Boogaard整理出四個實驗證實能有效提升工作效率的方法:

    一、從大事中的小事解決起

    在許多待辦事項中,總有一、兩項令人想到就頭疼的麻煩事,當下定決心提升效率、坐到辦公椅上時,先從這些大事中的小事做起。為何是從工作中的小事開始?在心理學研究中,「心流理論」提及到:「心流」是當人持續將精神投入在某種活動上的感覺,當心流產生時,人類會反射性地感到興奮滿足。沒有人能在剛坐下時,就達到最高效率開始工作、解決待辦事務,從大事中的小事開始解決起,循序漸進讓自己專注於工作的狀態,有助於產生「心流」,同時提升工作效率。

    二、設定每件事的死線

    許多時候,低落的工作效率來自於不夠明確的死線。Boogaard指出,通常在人覺得一件事情有大把的時間可以慢慢準備時,就會減少想做這件事情的動機,沒有事先設定明確的死線時間,許多人幾乎沒有理由開始工作。

    研究結果顯示:設定死線時應該以「日子」來訂定,而不是用「週」或「月」。舉例:不要把一件事務想成要在「一個月」內做完,而是要想成在「30天」內解決,透過確切天數來設定死線,可以幫助人更輕鬆地連結現在與未來要做的事,明確劃分每件事情的先後順序,如此一來,即使一週內有2-3件事情要解決,也能井然有序地分配完成。

    三、集中52分鐘,休息17分鐘

    工作內容總是一項接一項,當身心已經感到疲憊的時候,大多數人會告訴自己「再撐一會兒,把事情結束就可以休息了!」但事實是,離完美把事情解決掉仍遙遙無期,科學研究告訴我們,工作時每集中52分鐘就休息17分鐘,能夠持續地保有工作效率,避免工作動力因疲憊而直線下滑。

    除集中52分鐘、休息17分鐘外,許多提升工作效率的技巧也顯示,適當分配集中心力工作與休息的時間相當重要,如番茄工作法(每集中25分鐘、休息3-5分鐘,四個循環後休息15-30分鐘)、將工作時間切割等等,而這些調配集中與工作的方法原因都指向:給予大腦適度地休息對人體本身活動較有幫助,未嘗試過的人則可先從法則下手,再慢慢調配成符合自身工作的樣子。
    四、寫下並說出目標

    若內部自我管理的方法仍然無助於工作效率,那外部請他人協助叮嚀可能是另一個解方。美國心理學專家Dr. Gail Matthews的研究顯示,當人把自己的目標寫下來、與人分享或定時督促事情進展時,最後達成目標的比例會比沒有寫下、說出、監督的人多33%。在生活中,我們與家人、朋友、同事相處,別擔心將目標告訴其他人會有心理壓力,很多時候適時的記錄、分享也能成為前進的動力。

    本文出自「SmartM人才培訓網」,原文點此

    圖片來源:Unplash

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      以「人」為本,提供企業「正確良善的解決方案」為核心,並致力於電子商務與社群網路深度融合商業化實踐,以「創新的網路思維」重新定義商務人士的職場歷練與學習發展。
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