書評,好書推薦,書籍推薦,好書導讀,書籍導讀導讀 | 每天替你導讀好書 | 知識家

  • 每週工時40小時還不夠?善於規劃讓你準時下班


    6 一月 2017 知識家編輯

    編輯/蕭譯婷

    你是否也屬於時常需要待在公司加班到夜晚的那群人呢?老是覺得一天八小時的工作時間不夠用,即使下班時間到了,仍然有龐大的工作量在等著他/她,所以只好犧牲與家人相處或休閒時間,努力把主管交辦的事項處理完才離開。但你有想過,其實這是不必要的嗎?上司對你的期望與交給你的工作量,其實不如你想像的多,而每周四十小時的工時其實就足以讓你達到目標了!

    除非是你準備要開始休假需要提前將工作完成,或是公司正在進行一項重大專案計劃,否則在一般情況下,你不需要每周工作超過四十小時,就能把份內的工作好好完成。而《Fast Company》撰稿人Lisa Rabasca Roepe提出生產力專家所建議的六個實際方式,幫助你減少加班次數,能夠真正達到生活與工作之間的平衡!

    1. 彙編「所有待辦事項」的清單

    許多職場工作人都不知道自己被交辦的所有任務或截止期限為何,因而無法好好規劃時間來完成每項任務,那是因為待辦事項總是散落在不同的裝置或記事本上。例如主管可能是以電子郵件的方式交辦事情、客戶則會以通訊軟體通知你某些問題,你自己又會在日曆或筆記本上寫下待辦事項,而自認為會記得的事情就記在腦海裡。這樣一來,你就無法知道自己本週或本月要完成的工作究竟有多少,而又該如何善用每周四十小時的工時去完成它們。因此生產力專家建議,每週花個三十分鐘至一小時,把自己當週所要完成的所有事項彙整成一份清單(若是在電子載具上則更為方便)並進行分類,在旁邊列出截止日期與完成進度,還可以使用提醒功能。

    2. 設立目標與優先順序

    如果能清楚了解自己的目標與生活中每件事情的優先順序,對於你的工作時數與負擔會有極大影響,進而能夠創造自己想要的生活。專家建議設立三個以內的目標即可,若設下太多目標會使我們分心去做太多事情,反而會使達成率降低。接著,在生活中建立每件待辦事項的優先順序,例如不要在用餐時間使用電子用品、每天把假期休完、花更多時間陪伴家人。如此一來,在你下每個決定之時,你就能依照自己心中真正的嚮往去做,而不會受到外界影響。

    3. 學會說不,即使是對老闆

    如果同事請你幫助他完成某項工作,或是主管將不是你份內的事情交給你去完成,「說不」肯定讓人難以啟齒。但是,如果不是排在你優先順序的那些事項,或是會使你更遠離自己的目標時,學會「說不」是必要的。因此,適時的在自己已工作滿檔的同時學會拒絕同事的請求,或是在主管交辦事項時,詢問他是否能將其他工作的截止期限向後推遲。

    4. 好好展開新的一天

    每天早上進到公司時,你就可以選出幾個你需要在當天完成的任務,並且在這八小時裡努力達成你一早所設定的目標。專家建議,不要在一早就打開自己的電子信箱,因為這會使你在一早就被其他人的優先順序所制約,而到最後我們就只是為了完成他人的託付而工作,而不是為了自己的目標而做。此外,也盡量不要在一早就打開社群軟體,如果你接受到了一些令你煩心或沮喪的訊息,這會影響你一整天的能量與創造力。

    5. 關閉通知

    讓你能準時下班的最好方法就是:在工作時關閉手機或電腦的訊息通知。如果在你全神貫注的在構思某個方案時,視窗左下方突然跳出一則新通知,讓你點開電子信箱查看郵件,或是上臉書看看朋友的動態,這會是非常讓人分心的事情,也會降低工作效率。而如果你能選擇關閉通知,就更有可能利用短短的八小時完成最多工作。

    6. 提醒自己要「下班」

    專家建議職場工作者可以在下班前半小時設個鬧鐘,提醒自己要開始將一天的工作收尾並準備下班。在此時,你可以檢視自己今天完成了多少工作,並且將明天要處理的工作記在備忘錄上,這能幫助你隔天回到工作崗位時,能夠以更平靜且清晰的思維,更快展開新一天的工作!

    參考來源:Fast Company

    圖片出處:skohlmann

    知 識 家
    INSTAGRAM

    知 識 家