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  • 再忙也要讓每件事上軌道!大忙人的時間管理心法


    20 十二月 2016 SmartM人才培訓網

    日常的時間看似都相同,但所有的時間其實都不是絕對的,而是相對的,在公司開一小時的會像過了一年,回家睡八個小時卻像是一眨眼的事。人們總是試著控制時間但往往失敗,原因就在於我們常過度聚焦時間的「準確性」,但生活和人類都不是機器,時間管理更不是照本宣科就能達到最佳狀態,若最近生活需要整頓,不妨參考以下四點,讓日子過的更在軌道上。

    一、開工前先預留5分鐘思考時間

    起床後的半小時內,多數人的腦中都是一片空白,但這其實是組織腦內思緒的最佳時間,因為沒有任何人事物會在這段時間打擾你。善用這段時間為自己擬定一天的日程,要做什麼或該怎麼做,寫出一份屬於今天的計畫,接下來你可能會發現,一整天都過的踏實而愉快,因為你完全知道下一步的自己該做些什麼,而不是埋頭完成手邊的待辦事項。

    同樣的邏輯也可以運用在工作上,在開始著手處理每一件事,或甚至打每一通電話前,預留三到五分鐘思考,你所預期的最佳結果是什麼,而要達到這個目標你待會應該採取什麼樣的行動;這能夠在一切開始前,就幫助你了解成功的定義,這也能促使你更有效率地審視工作表現。

    二、把「放空」行程排進行事曆

    每個人都知道該怎麼為自己擬定一份豐富的行程表,但卻往往忘了將最重要的事項排進去——什麼都不需要做的時間;將行程塞爆的結果,不只是疲於奔命的腦和心,還有日漸下降的工作品質。人不是機器或電腦,任何計畫都有被破壞或是不如預期的風險,為自己預留任務和任務之間的空白,喘口氣喝杯咖啡什麼都不想,看似浪費時間,實則對於下一次的投入更有幫助。除了放空休息,空白時間的另一個用途,就是用來組織你腦中那些最瘋狂的想法,一些你急著想做但找不到時間實踐的事,運用這段時間好好思索下一步行動:也許你想用特休去緬甸當志工?那麼首先你可能得先看看適合自己的方案,或是先訂好一張機票。

    三、想法隨手記錄、隨時管理

    生活在資訊超載的時代,我們早已習慣過目即忘,但最好的想法往往都不經意出現,如流星般稍縱即逝。學習有系統地整理腦中的思緒、資訊和點子,並捨棄那些不實際的部分,才能達到最終的目標。為每一個手中的想法畫出進程圖,每週追蹤一次進度和檢討,這能夠幫助你分辨哪些事情是在軌道上,而哪些似乎不如預期;或是哪些任務值得你花更多力氣去完成,哪些則是可以暫時擱置。時間寶貴,這份紀錄有助於對目前情況做出實際判斷,促使你將時間更有效的運用在值得的事物上,而不是盲目地堅持向前。

    四、隔絕所有可能的干擾

    別因為電話響了就匆匆去接,或是馬上拋下一切去回客戶的電子郵件,這都是在無形中吞噬時間的殺手,不僅切斷了專注力的延續,還使你必須花更多時間回復之前的狀態。在工作時除了公用通訊軟體外,將電子郵件和簡訊通知關掉,同時將社群網站和相關部落格加上網站屏蔽,以防隨時跌入資訊迴圈中起不了身,除非你的工作本身就與這些工具有關,否則這些網站只會讓你離任務完成的那天越來越遠。

    另一方面,在辦公室中最常見的干擾,不見得是上述的電子產品,而是人——同事和下屬不時想要問你問題,上司隨時都可能走來找你討論事情;若你在某段時間內真的需要專注,務必客氣地推遲這些對話稍後再議,除非是相當重要的事情。

    本文出自「SmartM人才培訓網」,原文點此

    圖片來源:scobleizer

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      以「人」為本,提供企業「正確良善的解決方案」為核心,並致力於電子商務與社群網路深度融合商業化實踐,以「創新的網路思維」重新定義商務人士的職場歷練與學習發展。
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