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  • 商用英語立可貼:上網開店、網拍、揪團購、甚至開公司,報價、詢價、殺價、訂約收錢,就算菜英文,複製貼上就搞定


    13 九月 2016 大是文化

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    如何寫?關鍵在溝通,而非賣弄

    網路的發達,改變了商業環境,其中最大的變化就是交易無國界,也無資源的差異。每個人都可以隨時上網找想賣的東西,也可以販賣別人想要的東西。因此,越來越多人都有這樣的疑惑:「我在美國網頁上看到一個好炫的產品想引進台灣賣,但我英文不好、不會寫信怎麼辦?」

    其實,商用英文不是真正的英文,而是一種溝通工具。寫作時不該賣弄英文能力,而是得用對方最容易理解的用字和語彙,在最短的篇幅內傳達想要表達的事。

    例如,寫信時,就必須考量對方和你的關係、文化背景、對方公司的專業職務等,來思考信件中使用的文體,也要盡量避免使用過時的片語,注意遣詞用字等等。到底,寫一封英文信應該注意哪些步驟與環節呢?

    成功的商用書信寫作

    第一,落筆前先想,寫這封信要達成什麼目標?

    與對方聯絡、洽談商務時,要先擬定一個清楚的目標(例如是為了報價、詢價或申訴等),釐清寫這封英文信的目的。 接著,要規劃一下要花多久時間寫這封信,並想想看要寫什麼樣的內容,以及要寫多少字,最後把想到的寫進信裡。

    第二,這封信你要寫給誰,該用什麼樣的語氣?

    當我們寫信向廠商詢問報價或聯絡廠商時,要先了解閱讀信件的人可能會是誰,信中只能寫相關的資訊。

    當然,用語也要保持客氣和禮貌。同時也要注意,信中的用語要使用對方適應的風格和筆調(要思考一下對方與你的關係為何),同時最重要的是,先了解對方或對方公司的專業職務,也就是了解對方公司內部、外部的階層。

    接著,必須考量對方對信中主題有多麼熟悉(例如想想對方的文化背景、年齡、性別,也要避免信中的用詞帶有性別歧視的意涵)。

    第三,選擇正確的語言

    聯絡的內容要言簡意賅,不要過度冗長。信中每一句約15 到20 個字,每段約7行到8行,甚至只有3到5行也無妨。

    建議使用簡單的日常英語,避免使用專業行話、縮寫和複雜的短語。同時要注意不要重複使用單字和片語。使用片語的時候,也須注意使用正確的片語開頭和結尾。此外,文法、拼字與標點符號的使用,更得多加留意。

    最後,評估、修訂和寄出

    當內容準備就緒之後,記得留點時間重新檢視信件格式、語言是否有誤?內文的風格是否恰當?最好可以把信件大聲唸出來,確認一下文字的流暢度。最後確認一下文法、標點符號和拼字有沒有錯誤。

    寫作文體分三類,根據對象決定

    英文書信共有三種主要的寫作形式,即正式、標準、非正式。

    大部分的商用書信使用的是標準形式,然後再根據你的聯絡對象,加入其他兩種形式的元素。

    至於哪一種書信寫作的風格最好?其實還是要根據你的聯絡對象來決定。要注意的是,內容可別寫得太正式,也不能寫得太過隨便,必須拿捏恰當,保持你的專業程度。

    正式商業書信寫作文體

    正式的商業書信寫作文體種類很多,例如法律上的契約必須使用正式的語言,也要避免使用過時的片語。信件內容必須用詳細且縝密的說明,利用客觀且間接委婉的語調,非常有條理的闡述內容。在文法與標點符號的運用上,也必須完美無缺。

    標準商業書信

    在標準的商業書信中會使用專業用語,其中再搭配較淺顯易懂的短語,也要注意不可以使用太多的正式語彙。書寫風格上,可以採用稍微個人和直接的風格,內容要有條理,當然在文法與標點符號的運用上也不可以有錯。

    非正式電子郵件

    至於非正式的電子郵件,可以採用非正式的語言,不妨透過會話的形式來表達,內容也可以搭配一些日常用語。在信件的風格上,不妨添加一些個人風格,或許可以比較貼近讀者,詞彙用語的使用上可以不那麼拘謹。基本上,信件內容可以稍微接受不是那麼完美的文法與標點符號運用。

    簡短格式書信

    若是格式比較簡短的書信,須注意信件內容要前後一致,而且這種簡短格式千萬不可以用在正式的書信。想要寫好一封簡短格式的商用英文書信,必須清楚表達你想要傳遞給對方的訊息,並且在主題上,找出能和對方協調的寫作方式和筆調。

     

    本文授權刊登自大是文化/ 林奇臻《商用英語立可貼:上網開店、網拍、揪團購、甚至開公司,報價、詢價、殺價、訂約收錢,就算菜英文,複製貼上就搞定

    圖片來源:FirmBee

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