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  • 釐清什麼才是真正的緊急任務!4個關鍵問題


    24 八月 2016 SmartM人才培訓網

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    常覺得時間太少、事情永遠做不完?根據顧問公司Staples Business Advantage一份調查顯示,有四成的美國員工感到過勞、為了工作燃盡生命。也有59%的員工相信,減少工作量能有效舒緩他們的工作壓力。

    但那些總是被截止時間追著跑的人,是否想過究竟是手邊任務太過繁重,還是自己先用了大量事務來填補時間,反而卻造成時間不夠用的後果?人才培訓公司p.Link 的CEO Gretchen Pisano分享,在工作前先用以下4種問題,來釐清哪些是真正「緊急」的工作,學會排列任務的輕重緩急。

    一、不做這件事以後,有人會注意到嗎?

    有些任務看似重要、急迫,實質上卻並非如此。一間規模龐大的公司,其行政團隊訂下每週一次的集體例會,讓每個部門報告各自的進度與決策等等,認為這樣能節省許多時間掌握最新近況。不過像這樣的大型會議,不僅每次要花費大約兩小時的時間,有些主題也常因討論不出結果而延緩至下週。隨後公司高層默默解散了這項會議,直到事隔數週,才有人詢問為何這麼做。

    有時候人會以主觀判斷一件事的重要性,但這也許對集體利益無任何幫助,甚至佔用了不少時間,卻無法有效達到實行目的。這時不妨問問自己:假如我停止去做之後,是否有人會注意到?如果答案是否定的,那這件事的必要性,恐怕沒有你想像中得高。

    二、完成任務的期限到底為何時?

    懂得遵守任務的截止時間是一個好習慣,但有時候我們會忘了「真正的期限」究竟是何時。當接獲一項新的任務時,如果常本能地想盡快解決它,反而會搗亂原先安排好該完成的代辦事項,讓自己變得手忙腳亂。

    學會把手邊的事務排列優先順序,可以依照程度分成三類:緊急的、時間彈性的、非必要的,才能更清楚知道自己現在最該做的是哪件事。要是沒有明確的時間規劃,就會錯把所有事都當成急迫性的任務,或者浪費寶貴時間在非必要的事上面。

    三、做這件事是否為了拖延時間?

    有時候是否會感覺已經工作很長一段時間,卻不曉得自己到底都做了些什麼?Pisano提到,當一天工作時間越長,就越會塞滿無關緊要的事來虛耗時光。有些人會認為時間看似還很充裕,決定先處理其他較感興趣的瑣事,或是想稍作休息、做些別的事讓自己分心,導致正事積欠到最後才火燒屁股。每天有規律作息表的人,會懂得分配一天的工作進度,並優先處理今日待辦任務,才不會被其他外務干擾,也較能掌握時間規劃。

    四、這只是例行事務、還是有挑戰性的任務?

    我們經常會趨於選擇做自己擅長的工作,專業分工對企業的組織規劃本身也是有助的。但在當今快速變遷的社會中,若沒有適時增進個人能力的話,就會像缺乏定期進場保養的車,最後只能報廢處理。

    懂得策略性思考、培養與時俱進的技能,是職場上不可或缺的條件。試著在工作時挪用20%的時間(不用太多),訓練自己用跟以往不同的工作模式,避免因每天循環工作所養成的習慣導致腦袋僵化。把握原先即擁有的能力,再實驗以新的工具、方法來提升自我,譬如學習新軟體、或者嘗試不同的因應客戶之道,衝擊更多工作創意,對發展長期事業也有正面影響。

    本文出自「SmartM人才培訓網」,原文點此

    圖片來源:becosky

     

     

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