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  • 高效率的一天,秘密在這2小時


    5 八月 2016 SmartM人才培訓網

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    人們總是認為,努力工作等同於高生產力;然而事實不然,努力付出的時間與成果並非線性函數,而是在某一個時間點過後成效逐漸遞減。

    有鑑於此,許多人發想出更聰明的工作方法,借助工具或是程式,同時解決大量問題。回想一天的生活,是否過著瀏覽器同時開著多個視窗閱讀新聞、會議資料,手邊沒有停止過回覆主管的Line?

    回到問題的本質上,我們從來沒有思考過有第三種解決方式:鼓起勇氣把精力一次專注在同一個目標能夠使工作和生活更有效率。

    試想:一天24小時最多能夠增加多久的工作時間?在同一個專業領域內,也擁有相似的權限取用工具優化生產力;真正差異化的地方是如何運用勇氣,專心致力投入一個目標。以下整理4個實用的技巧,提供職場新鮮人在面對排山倒海的業務時,能夠在壓力下同時保有高生產力:

    一、找出2~4小時的效率巔峰期

    如何增加工作效益?許多人第一個想法是投入更多時間,這也許不完全是錯誤的,然而,如何投入「適量」的時間才是關鍵。平均而言,每個人每天有二至四小時的效率巔峰期,這短短的兩個小時貢獻五到十倍的工作量。

    黃金時段因人而異,試著記錄一個禮拜的生活作息以及相對應的工作量,就能找出工作效率的輪廓;另一方面則是把握整段式的時間,集中完成重要的工作,利用零碎的時間處理次要的業務。找到屬於自己的黃金時段,並盡可能的以規律的模式把握且充分利用。

    二、別搶一時之快,卻花更多時間善後

    「主管交辦的事情要在5分鐘後交付給他,該怎麼辦?」 對於職場新鮮人而言,這個情境並不陌生,在面臨截止時間的壓迫時,許多人往往忽略草率處理的後果,趕在5分鐘內完成主管吩咐的事務,卻在事後發現挖了個大洞讓自己跳進去,最後只好花上整個禮拜去彌補錯誤;越急迫的時候越需要一顆冷靜的頭腦處理,別為了那5分鐘而花費整個禮拜去善後。

    三、整理一本自己的專業百寶書

    學習如何妥善的運用時間後,懂得如何「聰明」地工作能事半功倍;各行各業都有幾本必看的聖經,從書籍裡找尋過來人的錯誤和經驗是最快且省力的辦法;除此之外,在自己實作的過程中嘗試記錄一些小技巧或是把值得利用的工具(app或是軟體)收納起來整理成筆記,需要時能夠隨手翻閱,一本屬於自己的工作專業百寶書。

    四、聚焦一件事,就是達標的捷徑

    職場中常常遇到一個問題:「如何在把事情做好之前做對的事?」 新鮮人在面對決策時,常以分散風險的方法避免錯誤,或是把自己視為多核心處理器,嘗試各類的事物,卻無法專心把一項專案規劃好。

    同時處理不同目標就好比在精神上畫了一道道溝渠,分散原本100%的專注力;「聚焦於一件事,是達成目標的捷徑。」

    專注於一項目標不僅能提升做事情的效率,還可以清楚察覺平常忽略的小細節,再快速的變動都成為慢動作。懂得運用重要程度的順序篩選重要的工作優先處理,讓自己重拾專注力以及工作主導權。

    本文出自「SmartM人才培訓網」,原文點此

    圖片來源:stefan1981

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      以「人」為本,提供企業「正確良善的解決方案」為核心,並致力於電子商務與社群網路深度融合商業化實踐,以「創新的網路思維」重新定義商務人士的職場歷練與學習發展。
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