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  • 安田式時間救援:優化24小時使用效率的終極時間掌控法


    26 七月 2016 好的文化

    CSIKYFED44

    真心想要賺錢的人,不會說自己很忙

    人會覺得痛苦,是因為無法具體了解自己為何而忙碌或是忙碌之後會走向什麼樣的結果。反過來說,能具體清楚地去想像未來的話,就不會覺得自己很辛苦了。從一大早開始工作,下午才開始幾個小時,就已經累積不少疲勞。不小心就說出:「好忙啊」之類的話。

    雖然只是純粹的口頭禪,但若是真心覺得:「好忙啊,好忙好討厭喔」,就有必要改善自己的忙碌程度。

    像是164頁的檢核表一樣,區分成「不足」、「不需要」、「(雖然現在還沒做但是)想做」這三種。請在從星期一到星期五為止的五天內,試著列舉出來。若是利用45頁所介紹過的時間管理手機程式會更方便。

    能區分讓自己忙碌的事項,就會發現許多都是不做也沒差的事,你就會知道自己為何忙碌了。

    我認為工作開心的人,根本不會說出:「好忙啊」這種話。

    真的認真在工作上,不應該會覺得痛苦,應該會覺得開心才對。真心想賺錢的人,就應該很能享受這種忙碌感。只有樂在其中的人才會賺錢。

    此外,真的想要成功、出人頭地的人也不會經常把「好忙啊」掛在嘴邊,而是不顧一切地朝工作邁進。

    為什麼會覺得忙碌是痛苦的事?
    為什麼人們會覺得忙碌是痛苦的事呢?

    人會覺得痛苦,是因為無法具體了解自己為何而忙碌、或是忙碌之後會走向什麼樣的結果。跨越這段忙碌的時期,會變得如何?會達成什麼樣的目標?更進一步來說,到底會走向何處、又會到達什麼樣的階段?因為不知道這些問題的答案,所以才會覺得痛苦。

    反過來說,能具體清楚地去想像未來的話,就不會覺得自己很辛苦了。假如自己最終的目標是很清楚的,而且為了要達成那個目標要經歷過哪些階段都一清二楚的話,就不會覺得自己是忙碌的了。因為那對於自己來說,才是真正有價值的時間。

    「忙完這一陣子之後,就以這個階段為目標吧!」就能像這樣子朝下一個課題全力邁進。要打從心底享受工作的秘訣就是:「全心投入工作」。投入之後,就高效率地執行為了達成目標所需要做的事吧!

    讓自己恢復活力的「獎勵」和「能量補給」

    只要一個目標達成後,即使是再微不足道的東西也好,給自己來個「獎勵」或是「能量補給」。所謂的「獎勵」,要在工作結束之後馬上得到才有效果。

    下午時間已經過了一半。完成了一份工作的你疲累不堪,思考也變得遲鈍。無論想要做什麼都提不起精神。還剩下一些預定要做的工作,和今天之內想要完成的事。

    此時知道該如何回復自己能量和工作動機的人,才算厲害。平常就應該事先尋找哪些事物會讓你重新充電,恢復高效率工作模式。「只要有這個就能讓我馬上恢復精神」,有了這樣的東西,就能像帕夫洛夫的狗一樣,藉由條件反射讓自己重新充電。結束一項工作,要開始下一份工作之前還有一點時間,在這段時間,希望你能藉由「獎勵」和「能量補給」讓自己恢復到之前的狀態。

    順帶一提,說到給自己的獎賞,常常會有女性買昂貴的衣服給自己,當成是認真工作一年的獎勵。但是這種含糊不清的說法,會讓獎賞的效果大打折扣。假如不知道這個「獎勵」是針對今年這一年中的哪件事,刺激就不夠,也就不會珍惜重視。

    最有效果的是,在工作完成的30分鐘或一小時後,只要一個目標達成,即使是再微不足道的東西也好,給自己來個「獎勵」或是「能量補給」。

    即使一瓶可樂也能成為「獎勵」

    所謂的「獎勵」,要在工作結束之後馬上得到才有效果。也就是說,這份獎勵是針對這件事,有明確且具體的獎勵事項的時候才可以得到。「獎勵」不需要特別花錢,什麼都可以當作獎勵。

    像我在研討會結束之後就會喝一瓶可樂,安心下來喝到可樂的滿足感,是任何東西都無法取代的。這樣的滿足感,就能讓下一份工作的熱情和動機聯結起來,「獎勵」最重要的就是「即時性」,請務必好好記得這點。

    電話比起電子郵件更能節省時間

    省去多餘的問候,馬上提出想要傳達的事項,記住:「所有的電話都要在一分鐘內解決」。

    重要客戶寄了電子郵件過來。

    而此時會中斷手邊的工作,馬上開始撰寫回信的人應該不少吧?但是請等一下。你雖然覺得信馬上就可以開始打,但是一回神就發現五分鐘、十分鐘……時間就這樣流逝掉了。你有沒有這樣的經驗呢?

    電子郵件被當成很方便的溝通工具,可以隨時傳達重要事項,對方能在方便的時間閱讀,並在方便的時候回信。是一項令人感激的發明。的確,在撥打電話之前,有人會開始煩惱:「現在打過去沒問題嗎?不會造成對方的困擾嗎?」。若是在對方不方便的時候打電話過去,造成對方的不愉快,就沒辦法順利進行談話了……也有人會因此而苦惱吧!

    電子郵件就能讓對方在想讀的時候讀,回信的時候也能花時間慢慢考慮,所以說來相對方便。我不能說這完全沒道理。但正因為是這個便捷的時代,我才想重新審視電話這種通訊方式。我不會在打電話這件事上多花時間。

    許多人都覺得像是:「一直以來受您照顧」、「前些日子真的很謝謝您」之類的招呼語都是必要的。但要是發展出預定之外的對話,5分鐘、10分鐘的時間一晃眼就過去了。

    若是如此,即使一通電話也要花幾十分鐘的時間。就是因為這樣,打電話才被當作是一種:「浪費時間的通訊方式」吧!

    但是,讓事情演變成這樣的是你自己。我想問那些擔心打電話過去會打擾對方,造成對方困擾的人,不正是你在主題之前多說的客套話,佔用了太多時間嗎?

    電話只講需要講的事

    若是省去多餘的問候,馬上提出想要傳達的事項,你不覺得這樣才不會造成對方的困擾嗎?簡而言之,假如你覺得打電話太花時間,就縮短講電話的時間。請你記住:「所有的電話都要在一分鐘內解決」這個原則。當然,像是季節的問候或是感謝平日關照等等也很重要,但要是花太多時間在上面,對雙方都是浪費。

    舉例來說,你有十分鐘的空檔。一通電話假如要十分鐘,你就只能打一通電話。但要是每通電話都在一分鐘內結束,就能在這段時間與十個人通話。一分鐘其實比你所想的還長,大部分的內容都能在這段時間內交代完畢。然後請你再重新和電子郵件比較一下。

    雖說是電子郵件,但還是有些人習慣要從季節問候或是感謝平日關照開始寫起。因為郵件能長期保存,所以也有人認為基於禮貌還是要寫些無關緊要的問候,反而就顯得多餘了。像這樣寫一封信就會需要花費很多時間。比起寫信,單刀直入地用電話傳達該傳達的事,反而還能直接得到對方的回覆。

    假如是業務電話,在最初的一分鐘內知道對方是否有興趣,就知道有沒有繼續談下去的價值。也就是說,「YES」或「NO」,在一分鐘內就會見真章。假如結果是「NO」的話,再馬上打電話給下一個人就好了,這樣就會很有效率。

    絕對禁止回撥

    打電話還有一個要點,絕對不說:「我待會再打」這句話。雖然是電話中很常使用的語句,但是打了電話就要把事情解決,這是電話溝通的大原則。回撥不但多一道手續,而且也浪費時間。

    而且即使說:「我待會再打」,也不能保證絕對有時間回撥。若是沒有回撥,就更失禮了。除此之外,也有無論如何都需要寄電子郵件的時候。假如你用的是iPhone,我推薦你使用有語音辨識功能的語音助理Siri。只要像平常說話,就能正確辨識你的聲音並輸入成信件文字。Siri 是幫你節省時間的好伙伴,請務必使用!

    合併解決一天的工作

    大腦運作,有所謂的預設模式網絡(default modenetwork, DMN),也就是大腦在休息狀態仍會持續工作的模式。就算中途分心去做別的工作也沒有關係,當你再回到最初的那份工作的時候,就會有出乎意料的發現或是想到新的解決辦法。

    你面前還有一些工作要處理。但是你突然停下手邊的工作開始思考。雖然清楚設定了工作的先後順序,但是有時候優先事項遇到瓶頸無法繼續前進。有時候也因為自己所有的時間都花在同一份工作上,反而擔憂其他的工作還沒能處理。剛剛都還很順利,但效率一下子突然就變得低落。原因之一就是因為沒辦法處理兩件以上的工作。

    與其「只選擇一項工作,其他的都不用管」。不如,準備兩件以上的工作交替進行。先前也提過,列出待辦清單不是因為:「今天要百分之百集中在這份工作上」,反而事先多列出幾項工作比較好。一般認為,假如什麼都想做,效率反而會變差,就什麼工作都做不完。但是事實上並非如此。

    舉例來說,有一份既困難負擔又重的工作。

    雖然最一開始就試著要做,但無論如何都沒有進展。我想,應該有許多人就會轉頭進行其他工作了吧!

    儘管在做別的事,但是大腦還是會無意識地想著最初的那份工作,不由自主地整理思緒、絞盡腦汁,設法去處理它。所以就算中途分心去做別的工作也沒有關係,當你再回到最初的那份工作的時候,就會有出乎意料的發現或是想到新的解決辦法。這樣的大腦運作,稱為預設模式網絡︵default mode network, DMN︶,也就是大腦在休息狀態仍會持續工作的模式。

    因此,列出待辦清單時,不能老想著今天要百分之百集中在某件工作上,而要事先準備多項工作才行。利用大腦的預設模式網絡,即使有很多工作,也能有效率地處理。一天不應該只是處理一件工作,而要事先多預備不同工作並合併處理。

    思考工作進行的順序

    請你再進一步去思考工作進行的順序吧!我是屬於早上工作的類型,所以負擔較大的工作我都會在早上處理掉。只要早上有先著手進行,即使中間分心處理其他工作,有時也能藉由大腦的預設模式網絡在當天想出其他解決對策。有時中途即使去處理其他工作,結果還是那件負擔最大、最困難的工作花費最多時間。

    除此之外,先處理開心的工作也是一種方式。若是最先處理讓你覺得開心的工作,大腦就會記住開心的狀態,能更活躍地運作。讓你開心的事每天都不同。有時候昨天覺得很開心的工作,今天卻沒有辦法讓你樂在其中。以此為基礎,依照不同日子,來決定應該優先或延後處理它。

    真正優秀的人不必加班

    加班不是一種美德,不加班而能準時下班才能證明自己的實力。一回神就發現已經是下班時間了。重新檢查看看今天的計畫,一切按照預定計畫進行,就能不必在意周遭的視線下班回家了。具有成功資質的人,絕對不會加班。

    下班時間就好好回家,覺得準時下班是理所當然的人,才是會成功的人。日本好像有不少人抱著工作狂的心態。這些人傾向認為加班工作的人都很努力,生產力高,對公司有所貢獻。當然其中不乏許多評價很高,或是受人愛戴的人。但是,事實上完全相反。真正優秀的人不必加班。他們一定都會準時下班。

    人到底為什麼會加班呢?

    細想其中緣由就明白了。一個人若是必須加班,那是因為他沒辦法在時間內完成工作。而原因之一,就是因為那個人缺乏技巧和能力。明明就覺得:「假如是我的話,只要這點時間就能完成工作了吧」,但是實際上卻沒有能力完成。這就是所謂的實力不足。加班的其他原因,也有可能是時間管控的預測出了錯誤。覺得:「這份工作應該可以在設定的時間之內完成」而訂定了計畫,但是卻沒有順利進行。

    總之,就是你的時間管控失敗了。無論是何者,幾乎都是因為工作磨磨蹭蹭浪費時間,才招致需要加班的結果。

    加班不是美德

    那麼,不加班的人,到底都是些什麼樣的人呢?不用多說,當然是擁有工作技巧和能力的人。「在這樣的時間之內,我應該可以達到這樣的成果」,才是能正確進行時間管控的人。這種類型的人不會無謂地加班。

    不加班就是不浪費時間,而且能在既定時間之內得到巨大成果。請不要認為加班是一種美德。不加班而能準時下班才能證明自己的實力。試著建立平時就能果斷處理掉工作,能在時間之內達成工作成果的形象吧!如此一來,就能毫不顧慮地準時下班了。當然,為此你也要拿出看得見的成果,展現你的實力。長此以往,成功必定指日可待。

    大師安田正的成功小撇步〈 讓公司成長的原因 〉

    我的公司Pan Nations ConsultingGroup 是在三十年前,只有兩間合作公司,研習講師只有我一人的狀態下設立的。現在已經成長到有超過一千七百間合作公司,以及三百名講師的規模。

    能成長到現在的規模只有一個原因,那就是研習課程不是仿照美國的形式,而是配合日本人生活型態所設計。

    舉例來說,美國人很重視工作動機,但日本人則認為:「責任感」才是工作的原動力。「確實完成被交付的工作、具有責任感的人」才能大幅地提升自己的能力。基於責任感,把自己的強項作為武器,盡力完成工作的人才會成功。

    三十年來,我一直努力學習英文和邏輯,但是我一點都不覺得辛苦,只覺得樂在其中。

    正因為是自己喜愛的事物,覺得:「這就是我的人生啊!」所以才能不顧一切地堅持到現在。

    圖文授權刊登自好的文化/ 安田正 《安田式時間救援:優化24小時使用效率的終極時間掌控法

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