書評,好書推薦,書籍推薦,好書導讀,書籍導讀導讀 | 每天替你導讀好書 | 知識家

  • 再難搞的下屬都能帶!從此不再爆青筋的42個應對下屬的技巧


    14 四月 2016 商周出版

    businessman-598033_640

    下屬的「談話」就是「報告」

    與下屬談話是主管的重要工作之一。在這個部分,許多主管都會把「談話」與「報告」搞混。就如同職場上重視的溝通重點「報告、聯絡、談話」,「報告」與「談話」本來就是兩回事。

    不過,一般人都會把下屬的「談話」視為下屬的「報告」。下屬方面也是一樣,一開始只要明白說是報告就好,但是由於沒有自信,所以說不出報告二字。

    主管依照字面上的意思,以為只是雙方的談話而不斷發表自己的意見,導致下屬的不滿逐漸累積。雖然不容易分辨報告與談話的不同,不過這卻是重要的關鍵點。

    我以前也曾經把下屬來我這裡的「談話」照字面解釋,而給了許多我個人的意見,結果卻造成多名下屬的心情跌落谷底。

    如前所述,下屬找主管的談話其實幾乎都是報告。若是報告,就要說出決定性的結果。如果主管干涉下屬的報告,將會否定下屬的想法或是削弱下屬的自我評價。若是談話,就要觀察下屬是否猶豫不決。只要引導下屬的真正想法,再給適當的建議就好了。

    指出錯誤只會招致下屬的反抗

    下屬為了報告而前來見主管時,請主管要以提問的形式應對。「課長,我有話想找您談。這次的商品我打算設定十%的折扣。」面對這個談話(下屬內心設定的是報告),主管不能馬上反應「不行喔,怎麼可以降到十%,這樣就沒利潤了。」

    應該反問:「如果降十%的話,你覺得會賺錢嗎?」「會的,原價是○○,廣告費是○○……,所以計算下來一定有利潤。」「你的成本裡有包含運費跟管理成本嗎?」

    如果下屬發現自己的想法有誤,應該就會說:「我再想想看,謝謝。」無論反問多少次,下屬都不說「我再想想看」的話,主管就要丟出「再考慮一下吧」,以此結束話題。

    主管多次反問下屬的想法後再結束談話,這樣下屬也不會心生不滿。或許有人認為這樣的處理方式很花時間,太麻煩了。不過人就是這樣,一旦被指出錯誤,就算對方是主管也會產生反抗的心態。心生反抗則不會產生建設性的想法。如果期盼下屬有所成長的話,請先暫時接受下屬的意見,建立一個下屬能夠以正面情緒思考的環境吧。

    總結
    與下屬談話時,傾聽且不要否定,並以提問的方式反問。

    主管只是「達成目標的能力高而已」

    在現今的時代,年功序列的論資排輩制度早已瓦解,現在手底下有比自己年長的下屬一點也不稀奇。若是一歲或兩歲的差距還不打緊,若是差了五歲以上的話,應該就很難使喚了吧。

    以下屬的立場來說也是一樣,在工作上要聽人生歷練比自己少的人,這種滋味真是不好受。首先,希望身為主管的你要明白一點,你之所以能夠成為主管,是因為你擁有公司要求達成目標的能力,而且這個能力比其他人強,但這並不代表你在其他各面向的能力都比下屬優秀。

    就算是下屬,如果比你年長的話,其工作經驗與人生閱歷都會比你豐富。請別誤以為自己在所有面向都比下屬優秀。若以這樣的認知思考的話,答案自然就會出來。這個答案就是,尊敬年長下屬所累積的經驗。

    「以你的經驗來看,像這種時候應該怎麼辦才好?」
    「我聽說你的實務經驗豐富,請問針對現場的客訴問題,怎麼處理比較恰當呢?」

    像這樣請教年長下屬,也能夠維持下屬的自尊心。無論是年長或年輕,下屬會信任認同自己的主管。特別是年長的下屬面對你時會抱持自卑感,若是能夠去除下屬的這種想法,下屬自然會忽略年紀的因素而全力相助。一般來說,不用擔心自己比較年輕,就不被年長下屬看在眼裡。

    絕對不要管理・教育年長的下屬

    對於年長下屬,請務必做到以下三點。
    ①喊對方名字時要加上先生/小姐以示尊重;
    ②使用敬語;
    ③不要以高高在上的態度說話。

    面對年長下屬時,請避免表現出管理、教育的態度。盡量讓年長下屬基於自由意志完成工作。

    管理上不要干涉太多。明確指示期待的目標之後,盡量不要插手干預。只是,雖說是年長下屬,下屬的行為結果仍舊是你的責任。因此,只有報告這件事絕對不能省略,請務必要求下屬定期向你報告。

    雖說下屬年紀稍長,也不用過於小心謹慎。就算多些顧慮,也要跟對待其他下屬一樣,應該注意的事情還是得確實盯緊。只是像這種時候就要私下進行,避免在眾人面前提醒年長下屬。

    年長下屬擁有人生歷練,他們的存在值得依靠。相信他們、把工作委託給他們,大大地仰賴他們的經驗吧。透過這樣的對待,相信他們的表現一定能夠迎合你的期待。

    總結
    對於年長下屬應該抱持著敬意與他們商量,以希望得到協助的立場面對他們。不過,該提醒時還是得盯緊他們。

     

    (本文授權刊登自商周出版/ 橫山信治《再難搞的下屬都能帶!從此不再爆青筋的42個應對下屬的技巧》)

    圖片來源:pixabay

知 識 家
INSTAGRAM

知 識 家