下屬的「談話」就是「報告」
與下屬談話是主管的重要工作之一。在這個部分，許多主管都會把「談話」與「報告」搞混。就如同職場上重視的溝通重點「報告、聯絡、談話」，「報告」與「談話」本來就是兩回事。
不過，一般人都會把下屬的「談話」視為下屬的「報告」。下屬方面也是一樣，一開始只要明白說是報告就好，但是由於沒有自信，所以說不出報告二字。
主管依照字面上的意思，以為只是雙方的談話而不斷發表自己的意見，導致下屬的不滿逐漸累積。雖然不容易分辨報告與談話的不同，不過這卻是重要的關鍵點。
我以前也曾經把下屬來我這裡的「談話」照字面解釋，而給了許多我個人的意見，結果卻造成多名下屬的心情跌落谷底。
如前所述，下屬找主管的談話其實幾乎都是報告。若是報告，就要說出決定性的結果。如果主管干涉下屬的報告，將會否定下屬的想法或是削弱下屬的自我評價。若是談話，就要觀察下屬是否猶豫不決。只要引導下屬的真正想法，再給適當的建議就好了。
指出錯誤只會招致下屬的反抗
下屬為了報告而前來見主管時，請主管要以提問的形式應對。「課長，我有話想找您談。這次的商品我打算設定十％的折扣。」面對這個談話（下屬內心設定的是報告），主管不能馬上反應「不行喔，怎麼可以降到十％，這樣就沒利潤了。」
應該反問：「如果降十％的話，你覺得會賺錢嗎？」「會的，原價是○○，廣告費是○○……，所以計算下來一定有利潤。」「你的成本裡有包含運費跟管理成本嗎？」
如果下屬發現自己的想法有誤，應該就會說：「我再想想看，謝謝。」無論反問多少次，下屬都不說「我再想想看」的話，主管就要丟出「再考慮一下吧」，以此結束話題。
主管多次反問下屬的想法後再結束談話，這樣下屬也不會心生不滿。或許有人認為這樣的處理方式很花時間，太麻煩了。不過人就是這樣，一旦被指出錯誤，就算對方是主管也會產生反抗的心態。心生反抗則不會產生建設性的想法。如果期盼下屬有所成長的話，請先暫時接受下屬的意見，建立一個下屬能夠以正面情緒思考的環境吧。
總結
與下屬談話時，傾聽且不要否定，並以提問的方式反問。
主管只是「達成目標的能力高而已」
在現今的時代，年功序列的論資排輩制度早已瓦解，現在手底下有比自己年長的下屬一點也不稀奇。若是一歲或兩歲的差距還不打緊，若是差了五歲以上的話，應該就很難使喚了吧。
以下屬的立場來說也是一樣，在工作上要聽人生歷練比自己少的人，這種滋味真是不好受。首先，希望身為主管的你要明白一點，你之所以能夠成為主管，是因為你擁有公司要求達成目標的能力，而且這個能力比其他人強，但這並不代表你在其他各面向的能力都比下屬優秀。
就算是下屬，如果比你年長的話，其工作經驗與人生閱歷都會比你豐富。請別誤以為自己在所有面向都比下屬優秀。若以這樣的認知思考的話，答案自然就會出來。這個答案就是，尊敬年長下屬所累積的經驗。
「以你的經驗來看，像這種時候應該怎麼辦才好？」
「我聽說你的實務經驗豐富，請問針對現場的客訴問題，怎麼處理比較恰當呢？」
像這樣請教年長下屬，也能夠維持下屬的自尊心。無論是年長或年輕，下屬會信任認同自己的主管。特別是年長的下屬面對你時會抱持自卑感，若是能夠去除下屬的這種想法，下屬自然會忽略年紀的因素而全力相助。一般來說，不用擔心自己比較年輕，就不被年長下屬看在眼裡。
絕對不要管理・教育年長的下屬
對於年長下屬，請務必做到以下三點。
①喊對方名字時要加上先生／小姐以示尊重；
②使用敬語；
③不要以高高在上的態度說話。
面對年長下屬時，請避免表現出管理、教育的態度。盡量讓年長下屬基於自由意志完成工作。
管理上不要干涉太多。明確指示期待的目標之後，盡量不要插手干預。只是，雖說是年長下屬，下屬的行為結果仍舊是你的責任。因此，只有報告這件事絕對不能省略，請務必要求下屬定期向你報告。
雖說下屬年紀稍長，也不用過於小心謹慎。就算多些顧慮，也要跟對待其他下屬一樣，應該注意的事情還是得確實盯緊。只是像這種時候就要私下進行，避免在眾人面前提醒年長下屬。
年長下屬擁有人生歷練，他們的存在值得依靠。相信他們、把工作委託給他們，大大地仰賴他們的經驗吧。透過這樣的對待，相信他們的表現一定能夠迎合你的期待。
總結
對於年長下屬應該抱持著敬意與他們商量，以希望得到協助的立場面對他們。不過，該提醒時還是得盯緊他們。
（本文授權刊登自商周出版/ 橫山信治《再難搞的下屬都能帶！從此不再爆青筋的42個應對下屬的技巧》）