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  • 下指令用數字,凸槌部屬變到位:部屬常跟你說做不完、辦不到?把工作量化管理,再混的人都能精準到位


    17 三月 2016 大是文化

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    愛請假的部屬,「數字勸告」會有效

    【案例】

    總務課的細川課長在早會中,對公司全體員工呼籲:「現在流行性感冒非常嚴重。請大家務必各自做好健康管理。」但是員工都沒有認真聽,或許是因為一大早的緣故,甚至還有人打呵欠。

    如果是你,為了讓全體員工認真做好健康管理,會怎麼說呢?

    深澤:在上一節我們舉了業務主管的例子,這次則是準備人事總務主管的勝負關鍵來當問題。不過看樣子,員工似乎都沒認真聽細川課長說話。究竟要怎麼做,才能把
    自己想說的話傳達出去呢?

    【清水先生這樣想……】
    必須向員工傳達會令人感到意外的訊息。我認為身為總務課主管,細川課長說的話非常重要,但這些話卻沒有傳達到員工耳裡。
    理由就是因為,這些都是不用說、大家都知道的事情。

    清水:老師,我的回答如何?
    深澤:你的意見非常好。的確,做好健康管理是理所當然的事。身為總務課主管,對員工傳達重要的訊息時,就是他的關鍵時刻。所以你的意見是,在這時候,不能光說那些大家都知道的事,對吧?那麼你所謂「會讓人感到意外的訊息」,具體來說是什麼呢?
    清水:老實說,我還真無法明確說出是什麼。

    【深澤老師這樣想……】
    其實,完全不需要想什麼讓人感到意外的訊息,反而要加入讓人感到這件事對自己來說很重要的事。以這次的案例來說,就是用數字傳達,如果一個人請假一天,會對公司整體業績造成什麼樣的影響。

    比方說:「最近流行性感冒大為肆虐,請大家務必各自注意健康管理。以我們公司來說,如果一天有一個人請假,理論上將造成 10 萬日圓的損失,因此,請假的人就必須在別的地方做出補償。如果請假 3 天的話,就是 30 萬。也就是說,可能是好幾個人的薪水。

    我們總務課預計,將以數字掌握員工請病假的狀況,並反映給人事課。不過,畢竟大家都是人,也有不得已的時候。如果身體不舒服請病假,就會造成這種狀況,所以請大家把這件事放在心上,每天注意自己的健康管理。」

    清水:這樣的傳達方式的確比較好。我想連讀者都能非常了解。但是,在這個案例中的概算 10 萬日圓,這個數字是怎麼來的呢?

    深澤:請先思考以下問題。有一種玩具,一個月可以賣 324,000 個。請以具體且具真實性的數字來表達,並讓小學生能把這件事當作是自己的事來思考。

    清水:用數字讓小學生把這件事當作自己的事⋯⋯?所以意思是要盡量使用具體,且讓當事者有感覺的數字嗎?

    1 個月   可以賣 324,000 個
    1 天    可以賣 324,000÷30=10,800 個

    深澤:沒錯,就是這麼一回事。就算是同一件事,但只要用除法,就會給人完全不一樣的感覺。不過,對小學生來說,可以賣10,800 個,這個數字還是太大、太難想像。對他們來說,10,800 個這個概念,缺乏真實性,也就是說,比較難把這件事當作自己的事來思考。

    1 天    可以賣 324,000÷30=10,800 個
    1 個小時  可以賣 10,800÷24=450 個
    1 分鐘   可以賣 450÷60=7.5 個
    1 秒鐘   可以賣 7.5÷60=0.125 個

    清水:這麼說的話,只要如此計算就可以得到具真實性的數字。也就是說,1 秒鐘可以賣 0.125 個。

    深澤:如果滿分是 100 分,你頂多可以拿 50 分吧。逐步把數字縮小的做法很好,可是 0.125 這個數字,對小學生來說,容易理解嗎?所以,我們不妨再稍微花點功夫。

    1 秒鐘   可以賣 7.5÷60=0.125 個
    8 秒鐘   可以賣 0.125×8=1 個

    如果是 8 秒鐘這個數字,小學生比較容易懂,也能夠想像;而且,賣出 1個的數量,也一樣好理解。這種表現方式,也能讓小學生把這件事當成自己的事。

    清水:經老師這麼一說,的確有很多表現方法都是這樣。以前就曾經有一個信用卡的電視廣告,使用過類似的數字來表達。

    深澤:你說的是「樂天卡」吧。沒錯,他們的廣告台詞就是像這樣,用「每 8 秒鐘就有 1 個人申請」,來向觀眾廣告、宣傳。對一般大眾來說,就算聽到:「1 個月有好幾十萬件的信用卡申辦」,印象大概也模模糊糊,沒有具體概念。所以,樂天卡便以完全相同的思考方式,把數字轉換成一般大眾能將這件事,當作自己事來思考的數字,並且用在電視廣告的勝負關鍵裡。

    接下來,我們就用這個概念,回頭看本節的問題。會造成 10 萬元的損失是怎麼計算出來的?事實上,這個思考方法在本書已經出現很多次。如果光看 1 個人向公司請假 1 天,無法找到問題的關鍵。所以我們要把現實中可能發生的事⋯⋯

    清水:以極端的方式來思考!

    深澤:沒錯。比方說,這個公司的所有員工都感冒,明天都會請病假。這麼一來,公司便無法運作,必須停工一天。請思考,如果真的發生這種狀況,公司將產生多少損失。

    清水:真有趣!這麼一來,會損失一天的營業額,但如果是帶薪假的話,就跟全公司員工都要上班時是一樣的開銷。換句話說,就是和平常一樣,會產生人事費用的支出。

    深澤:畢竟這不是發表決算報告,也沒有什麼正確答案,所以只要大致上概算一下就行。例如損失是1,000 萬日圓,全公司總共有 100 位員工的話,那麼,一個人平均就會產生 1,000 萬日圓÷100位=10 萬日圓的損失。接著,把這數字以「休息 3 天=好幾個人的薪水」來表現,讓員工能切身了解數字的涵義。

    清水:我突然在通勤電車上,經常可以看到某高額彩金獎券的廣告,廣告把頭獎金額的 6 億日圓,換成以下數字呈現:年收入 2,000 萬日圓×30 年

    深澤:這確實是很厲害的廣告手法。畢竟 6 億日圓實在太大,沒什麼真實感,但如果以年收入 2,000 萬日圓來計算,就是持續領 30 年的金額。用這種方式表達,感覺更有吸引力。這也是一個在勝負關鍵,妥善利用數字力量的最佳案例。

     

    本文授權刊登自大是文化/ 深澤真太郎《下指令用數字,凸槌部屬變到位:部屬常跟你說做不完、辦不到?把工作量化管理,再混的人都能精準到位

    12312121下指令用數字,凸槌部屬變到位:部屬常跟你說做不完、辦不到?把工作量化管理,再混的人都能精準到位

    作者:深澤真太郎
    出版社:大是文化

    圖片來源:stocksnap

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