書評,好書推薦,書籍推薦,好書導讀,書籍導讀導讀 | 每天替你導讀好書 | 知識家

  • 別耗費你寶貴的時間,6步驟讓會議更有效率!


    5 三月 2016 知識家編輯

    7023561195_f30a5d0281_z

    編輯/李佳旻

    在你的工作過程中,可能大半時間都在開會,而會議總是耗費你的時間與精力?大部份的會議都沒有議程,沒有事先好好規劃,讓所有人都不喜歡開會。讓知名作家Stephanie Vozza教你,如何更有效率地執行會議,不再想到開會就頭痛。

    1.將會議中想完成的事排進議程

    首先,你必須想好開會的目的。Stephanie Vozza引用MIT史隆管理學院(MIT Sloan School of Management)講師Neal Hartman的建議,你得把準備議程這件事想得更重要,事先規劃主要討論、投票項目。這將會使你的會議,更加順利地進行。

    2.確定誰應該參與會議

    知道應該做什麼事之後,就該確定誰應該、或誰適合來做這些事,也就是你該邀請誰來參與會議。別因為怕漏掉誰,而邀請了太多不需要參加的人。考慮清楚誰該、誰不該參加,這樣不僅替他們省時間,也是替你省時間。

     

    3.分配每個項目應花費的時間

    限制時間除了可以讓你好好事先準備,還可以幫助會議不離題。有了時間規劃,你可以考慮在安排好的時間內,你們還可以討論多少細節。會議進行時,也該確保你們談論的議題,跟會議裡的人都有相關,且包含在你最初列的議程裡,才不會浪費大家的時間。

    4.提前寄出議程

    確保提前寄出的議程,能讓參與會議的人有充分時間看完,別在15分鐘前才匆忙交給他們。但也別太早寄出,以致大家丟了或忘了內容,一天或兩天前會是個不錯的選擇。如果參與的人都對會議事先有所瞭解,那麼討論也將更有效率地進行。

    5.按議程來執行會議

    你可以指派某個參與會議的人來計時。如果原本規劃討論某個議題的時間不夠用,你可以用投票的方式,決定要不要多花5分鐘來完成,或要留到之後再來討論。雖然要按議程執行會議,但也不必太過死板。

    6.會議後將議程再利用

    一份好的議程,可以在日後被當成大綱、記錄 。看著它可以提醒你,哪些事情可能還要深入瞭解,又有哪些項目大家的意見不一致,需要深入討論。或是誰、哪個部門,負責哪些項目。這些資訊,如果都可以在你的議程上一目瞭然,那麼你花時間規劃的議程將更有價值。

    文章出處: fastcompany

    圖片來源:j_benson

    知 識 家
    INSTAGRAM

    知 識 家