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  • 人才或廢柴,主管如何一句話聽出來


    22 二月 2016 大是文化

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    說不出為何成功、講不出為何失敗,哪個比較糟糕?

    具體說明過去工作上的成績,或是失敗的原因,這是非常關鍵的重點。無論一個人的工作實績再怎麼好,假如做不到這點,評價就會大幅下降。

    舉例來說,一位業務員在履歷表的職務經歷寫到:「上年度,業務成績達到全公司第一。」主管看了自然會想問:「能拿到這樣的成績真不錯!你認為自己為什麼能拿到全公司第一呢?」這時,有些人寫下出色的成績,卻回答不出個所以然。

    結論便是:「就算來我們公司,也不太可能達到相同的結果吧。」

    同樣的,失敗經驗也是一樣。假設談到在工作上的失敗經歷,主管問:「你認為失敗的主要原因是什麼?」如果當下能夠分析自己過去的失誤,冷靜提出具體原因,那麼,失敗本身便不是什麼大問題。但若無法說明失敗的理由,就很容易被認為:「沒辦法整理出原因,那之後不是很容易又犯下同樣的錯誤嗎?」

    工作者在應徵時,容易遇到至今最自豪及最辛苦工作經驗的問題。其中,被問到最自豪的工作經驗,是你一展長才的絕佳機會。受雇者可以先準備好最有信心的一段實際經歷,並分析其中原因,整理到能用口語清楚表達為止。

    只不過,在各種不同的工作成就中,有些事情可能真的是出自偶然,這時候,便可以謙虛表示:「其實關於那次的成功經歷,我認為單純只是因為天時、地利、人合。」這麼一來,主管便會再進一步詢問其他工作經驗。所以,即便工作成績出自偶然,也值得一提。

    此外,關於失敗或特別辛苦的工作經驗,要盡量避免提到可能讓人對你印象扣分的事,不見得所有事情都必須攤開與主管分享。關於失敗經驗,語帶保留才是明智之舉。

    真有想法的人,不會說自己很有想法,會說……

    「我是公司的點子王!」說這句話的人,大概是想表達雖然在工作上很有衝勁,但由於自己行事低調、不愛出風頭,比較擅長提供意見、協助同事處理工作。雖然我大概明白其中意思,但自稱點子王,主管只會認為你對工作沒什麼衝勁,只想跟在別人後面出主意。

    再說,能稱作點子王的人才,原本就不是該從外部招募,而是由企業內部培養出來的優秀人員。特地招募有工作經驗的人,就是為了尋找能帶動部門風氣、領導員工的人才。

    即使是像管理企劃部、事業企劃部等,以腦力為重的部門,還是希望員工能具備一定的領導特質,帶領全體提升工作效率。因此,強調自己很有想法,只會讓主管對你的印象大打折扣。

    假如實在想強調自己不愛出風頭,比較擅長提供意見、協助同事處理工作之類的特質,不能只用「我是公司的點子王」來帶過,而應該用更準確的形容敘述:「我不是個愛出風頭的人,比較擅長協助同事處理工作。」

    事實上,據我所知,幾乎沒什麼人會特別注意誰是公司的點子王,或誰的想法特別創新。就算偶爾有一、兩位,他們也絕不會這樣形容自己,大多會表示:「個人是○○業界的先驅」、「那個部門是我拉拔起來的」、「基本上都是由我帶頭做事」等,提出與領導有關的工作經歷。而人有沒有想法,往往是由旁觀者在你做出成績之後給予評價的。

    再說,一家企業中,什麼樣的人會被稱為有想法?許多人在說「想法」時,其實都不太了解其中定義。溝通的重點之一,就是要不假修飾的呈現最真實的樣貌,所以應當盡量避免使用一知半解或模糊的詞彙。

    能從結論開始報告的人,就是你渴求的人才

    在日文文法中,結論往往會出現在一句話的最後。「先做了A,之後是B,再來是C,就結果而言則是D」,日文通常都是依照這樣的順序排列。而英語則是完全相反,從結論開始說起。也就是,「就結果而言應該是A,首先要做B,接著在C領域上,加強D方面的業務」。

    工作中,應當仿效英語文法,先從結論開始表達一件事,比較理想。因為許多人如果不在一開始先將結論說明白,之後的內容一旦亂了陣腳,便會變得雜亂無章,毫無重點可言。這樣只會讓主管納悶:「這個人到底什麼時候才要說重點?」

    而這種人當中,又有不少人在說話途中迷失方向,忘記自己在說什麼,甚至開始講起毫不相關的事。有些人會在聊得忘我時,意識到自己已經偏離主題,便說:「抱歉,我剛才扯遠了。」倘若真的這樣告訴主管,應該也能獲得諒解。不過,最糟糕的是,即使察覺自己半路迷失方向,也硬要繼續扯下去的人,就好像為了掩飾什麼一樣。

    無法從結論開始論述的人,都是自己也沒定論;他們通常會為了要說些什麼而感到焦慮,以至於話題在開始時就讓人摸不著頭緒,最後在途中迷失方向。實際上,要循序漸進的從起始,一路說到結論,是相當困難的。你必須先設想結果,然後在言談間想出能得到那種結果的方法,這即使是我也辦不到。

    相反的,倘若從結果開始論述,之後的內容無論如何都會回歸到原點。讓談話回到單一原點比較容易,若事後想補充內容,也比較簡單。從主管的角度來看,只要事先知道結論、宗旨,即使之後再怎麼紊亂,都可以睜一隻眼閉一隻眼,當作沒聽見。

    在對談之中若能從結論開始講一件事,通常能給人具有判斷力的印象。這種人在重要關頭,都能毫不遲疑的說出重點。而這樣的人,不用我多說,正是各方企業渴求的人才。

    人才不跟主管講太多術語,半吊子才賣弄術語

    與人交談時,配合對方的知識程度選擇用詞,也很重要。要是認為自己平常說話的方式,到哪裡都行得通,是極為傲慢的,且有失親切。雖然很多人認為,如果對方和自己相同領域,使用專業術語深談比較好,但若主管是其他部門出身的人,便應該盡量避免使用專業術語來說明。

    以我為例,之前就曾聽到以下回答,而令人感到不知所措:「在XMP二一六,裝載 PAM-CRASH 模擬軟體,透過成批處理的方式,進行構造解析。」即便使用專業術語,但對於不懂的人來說,根本一點也不明白他在說什麼。

    如果將這句話換成較淺顯易懂的方式來說,則是:「在美國克雷(Cray)公司的超級電腦上,安裝碰撞衝擊分析用的軟體,進行汽車撞擊的分析工作。」這樣的話,連我也能大致理解內容。專業人員有時會用自以為平常的認知,照自己的說話方式表達,但請記住,應工作需要有時得切換說話模式。就算無法轉換到讓人完美理解的程度,也能透過這分用心,大大改變主管的印象分數。

    另外,還有人會胡亂使用如Framework(架構)、MECE(Matually Exclusive Collectively Exhaustive,相互獨立)、Attend(出席)等商業用語。不知道是不是因為平常就在使用,所以不小心說出口,還是想裝出一副「我很了解這些術語」的樣子,但無論如何,這些都不會在主管心中留下良好印象。

    還有一種類型,是會一點英文的人,往往喜歡將英文單字參雜到句子中,然後兩種語言混在一起。但其實,真正精通英文的人,並不會使用這樣的說話方式。所以,這是許多半吊子的人,不自覺所犯下的錯誤。人難免都有想炫技的欲望,但要是在應徵時表現出這股欲望,只會讓自己更丟臉。

     

    本文授權刊登自大是文化/ 丸山貴宏《人才或廢柴,主管如何一句話聽出來

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    作者: 丸山貴宏
    出版社:大是文化

    圖片來源:pixabay

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