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  • 比別人早3小時下班!你也學得會的超整理術


    14 十二月 2015 三采文化

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    文/Reina

    有九成的人被工作追著跑!是不是心中常浮現「工作根本做不完,每天都要加班!」
    「工作太忙了,沒有自己的時間。」
    「我很不會運用時間,回過神來就發現自己總是被時間追著跑……」
    「好想消除所有的徒勞,過著有效率的生活。」
    「假如有自由的時間,真想用來學點什麼!」

    在這個世上,有些人被時間追著跑,過得勞勞碌碌;但有些人卻能俐落地完成工作,私生活也過得很充實。不僅如此,前者雖然每天忙於加班,但經濟一直很拮据;後者不但有自由的時間,還在工作上不斷拿出成果,收入節節上升。

    這兩者的差別到底在哪裡呢?他們的差距不在於能力,而是一個細微之處。你也能輕易實踐的「超整理術」!一天當中可以擠出的時間,至少有三個小時!上班族工作變得有效率,不用加班就能做出成果。

    掌握自己的時間

    透過記錄來掌握自己的時間,為了準確掌握自己的時間,要確實地把時間記錄下來。

    以「分」為單位確實記錄

    即使做紀錄,卻寫成「九時至十七時:工作;十九時至二十時:晚餐」,這樣一點意義也沒有。記錄時間的時候,必須寫下確的工作內容,以及在工作以外做了什麼,而且要以「分」為單位來記錄。
    如下圖:

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    透過制式化來擠出時間

    大部分的工作都能制式化

    把每天的工作內容記錄下來,可知自己多半都在重複同樣的作業。諸如看信、回信、每個月遞送請款單、撰寫要給客戶的提案書、撰寫會議要用的企劃書等等。觀察那些說自己沒有時間的人,可看出他們並沒有發現,自己每次執行相似的作業時,總是從零開始作文件,或是過份仔細地逐一應對,浪費了很多時間。

    像是企劃書、提案書和其他事務性的文件,大部份都有固定的格式。事先替經常製作的文件建立範本,只須填入個別的細項,一下子就能完成。至於還沒有建立的文件,同樣要思考是否可以通通套用範本。

    透過整理和思考,找出可以制式化的工作

    製作講座簡介的時候,講座開始的時間都不一樣,不過簡介的設計可以套用相同的格式,只要更換頁首與頁尾的圖片,並更改講座名稱,新的簡介就完成了。

    分次替每一份簡介製作不同的設計,每次都要花三個小時,然後又要檢查和修正,一周的時間便就此飛逝。這些微小的累積,大幅走了你的時間,總是工作滿檔、沒有餘裕的狀態,其實是自己造成的,請你先察覺這項事實吧!以改善為前提來多花點心思,是很重要的。

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    用常用句回覆每天的信件

    說到每天重複的工作,最常見的應該是回信吧!有些人一天當中光是回信就會用掉兩、三個小時,這是非常浪費的。在一天的信件當中,真正重要的只有一、兩封。

    如果不接二連三地回信,工作進度會停滯,但對方特地寫信來諮詢,又不能隨便回覆。當加快速度一封接一封地回信時,發現自己反覆輸入了好幾個同樣的句子,便察覺這段時間是可以縮短的。

    固定使用制式範本和短句登錄,回信的速度就會漸漸加快。專心工作的時段以外,利用空檔收信並依序迅速回覆,每天能省下一個小時。也許有人不經常收信就會感到不安,但要先決定大略的收信時間,時間到了再一口氣回覆,多半不會有問題。如果早晚各收信一次還是不放心,就再加上中午,一天總共三次。最好訂下利用零碎時間即時回信的規則。

    開會時間最適合處理雜務

    正在開會時,很多人除了聽講之外什麼都不做,但只要帶著筆電,開會途中也可以工作。如果是自己主辦的會議,那當然應該專心開會,但很多沒意義的會議都只是拖拖拉拉地重覆一樣的事情,然後一味讀著發下來的會議大剛而已。

    一開始會資料發下來之後,就大致覽一下並掌握內容,然後把剩下的時間用來作為自己的工作時間吧!熟練了以後,甚至還能一邊寫會議紀綠一邊工作。抱外開會太頻繁,時間都被佔用的人,處於身體被會議綁住,而頭腦什麼都不想的狀態。即使身體被綁住,頭腦還是可以自由思考,所以要善加利用會議時間。

    有效地運用通勤時間來進修和收信

    花在通勤上的交通時間,是一段很長的零碎時間,卻很少人會拿來利用,這是很浪費的。走路的時候,可以用聽的來學習。假如通勤時間單趟一小時,把上下班的時間加起來,一天就浪費了兩個小時。

    早上花一個小時來看信、回信,在抵達公司之前跟信件有關的工作就結束了,可以立刻著手進行主要的業務。通勤時大多數人都只是玩遊戲殺時間,或是用LINE聊天。把這些時間用來閱讀、聽教材或預先收信,工作效率會高很多。

     

    本文摘自《就是比你早3小時下班:從「桌面淨空」開始!重整工作、情報、大腦的14天整理術》/高嶋美里

    原文出處:愛在三采閱讀

    圖片來源:pixabay

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