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  • 高效時間管理,職場工作者該學的4堂時間管理課!


    30 十一月 2015 SmartM人才培訓網

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    主管們每天都會有相當多事情需要處理,像是確認各項專案進度、與上司回報工作狀況,還有花時間自我進修等等,在面對這麼多事情需要處理的情況下,如何提昇工作效率,是主管們都相當在意的事情。

    目前為三家公司CEO的Chocko Valliappa,在《Inc.》雜誌網站上指出四項主管提升工作效率可以做的事,讓主管們在有限時間內,能夠完成比其他人更多的事,帶領團隊繳出更亮眼的成績單:

    一、節省會議時間

    對於主管而言,開會是件相當痛苦的事,因為開會不但會佔去很多時間,且會讓主管中斷正在進行的工作。透過以下三個方式可以節省會議的時間,讓主管可以用高效率完成會議,增加處理其他重要事務的時間:

    1.會前設定明確的會議時程:

    透過讓與會者清楚知道開會的流程及內容,可以讓與會者更快速地進入會議的主題,有助於加速會議的進行。

    2.會議中定期確認時間:

    很多時候會議時間會冗長的原因,在於大家討論的主題失焦。透過定期確認時間,可以讓大家了解花在討論同一個主題的時間有多少?是不是討論太久了?藉此讓他們適時把討論的主題拉回來,並聚焦於真正需要討論的事物上面。

    3.會議結束前,告訴下一步大家需要做的事:

    有時候因為會議中討論的主題過多或時間過長,結束後會讓人不清楚究竟這個會議的主軸是什麼,主管若透過會議結束前的小總結,將大家在會議中討論出來的結果,化為大家應該做的下一步,可以讓這個會議的效果發揮到最大,也避免之後得要再次開會或是重複詢問的情況發生

    二、適當的分配工作給部屬

    主管每天要處理相當多的事情,但其中有些可以試著分配給部屬做,雖然部屬可能不會一次就把被分配的工作做到完美,但透過這樣的訓練,不但可以提升部屬的工作能力,對於主管而言,也可以減少花在並非只有主管才能做的事情上。對於主管而言,要提升自己工作的價值,必須要「做只有主管才能做的事」而不屬於這樣性質的工作,就可以試著找適合的部屬幫忙,藉此可以讓團隊的價值更加提升。

    三、一次專注在一件事

    對於主管而言,同時要監控多項專案是件難以避免的事,但也因為這樣,有時會發生在開A會時,卻想著B專案的內容。但Valliappa認為,這是相當沒有效率的行為。Valliappa以自己為例:「我手上有兩個相當不同的專案,一個是關於教育,一個是關於高科技。為了避免發生兩個專案相衝突的狀況,我會刻意將兩個討論的時間分開,一個在早上,一個在下午,可以避免思緒上的難以轉換。」透過時間的安排,讓自己一次可以專注在一件事,可以提升主管工作的效率。

    四、跟隨生理時鐘

    每個人都有適合自己的工作時間,透過跟隨自己的生理時間分配工作,能夠提升工作效率。

    舉例來說,有些人在早上精神會特別好,對於這樣的人而言,早上就盡量安排一些需要動腦思考的工作,會議或是行政事務就盡量避免這個時段;而當精神比較沒有那麼好的時候,可以多處理一些文書或是比較制式化的工作;若真的精神不濟時,試著闔眼小憩一會,根據國際睡眠基金會(National Sleep Foundation)的報導指出,20到30分鐘的午睡,能夠提升工作效率以及減少失誤。

    透過跟隨自己的生理時鐘,可以讓主管的工作效率更為提升,有更多時間可以做其他事並提升工作上的表現。

     

    本文出自:「SmartM人才培訓網」,原文點此

    圖片來源:nordique

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      以「人」為本,提供企業「正確良善的解決方案」為核心,並致力於電子商務與社群網路深度融合商業化實踐,以「創新的網路思維」重新定義商務人士的職場歷練與學習發展。
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