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  • 工作清單:讓你工作不怕沒進展


    11 十一月 2015 三采文化

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    我經營清單部落格許久,一直以來最大的發現就是,對各行各業的執行長、專業經理人,或某某總監等這類「成功人士」來說,清單是他們每天不可或缺的配備。不論你做的是哪一行,清單都可以讓你表現更加傲人。

    一日之計在「清單」

    成為清單客之後,最要銘記於心、不斷調整精進的一件事情,就是要去找到適合自己的運作模式。我寫在書裡的方法,不一定全都適合你,你必須得為自己客製化一套清單的使用方式。

    對我來說,清單就是我一天行程的「調派中心」,裡頭登載了各項任務、重點、提示等等資料,東西很多但都經過分門別類,所以我不會因為亂而看得很累。至於到底怎麼運作?別擔心,我稍後會說明。

    我最近收到一位「清單製作人」讀者喬許的來信,他說:「我喜歡列清單,也覺得這樣做對自己的幫助很大,但有一樣我覺得不太順的是格式,我希望自己的清單可以看起來有模有樣,雍容大方,而不要只是毫無章法地想到哪寫到哪。您是怎麼處理清單格式的呢?」

    問得好!工作上每晚我在離開辦公桌之前,都一定會把清單寫好,不論時間多晚,也不論我等下有沒有約會,我都不會跳過這個步驟不做。有時候如果剛好靈感來了或想到事情,我也會利用白天做這件事,但總之我一定會把明天的行程表寫好,這樣我才可以早上一進公司就火力全開。清單在我面前就像導航的地圖,清楚地告訴我這天從哪裡出發,要到哪裡去。有清單的話我一早起來壓力就會比較低,需要忙什麼也可以馬上開動。

    我會把隔天必須「發生」的大大小小事情都列到札記本的工作表上,每一天都是嶄新的一頁。至於我列工作表的流程是像這樣:

    1.最上面先寫日期,這樣你之後要找資料會比較容易。

    2.把隔天的事情鉅細靡遺寫出,就算是每天的例行公事也別省略。相信我,就是想不到的事情才叫意外,而意外可能打亂你每天都做的事情,這時候提醒就派上用場了,就算有些事情你真的絕對有信心不會忘記,也還是寫上去沒有關係,因為多一條可以劃掉項目,絕對令人開心。

    3.按照需要完成的時間來排定輕重緩急跟優先順序。我習慣按事情需要啟動時的時間來排定順序,比方說早上有場電話會議,我會在這條目左邊標上時間「 11:00」。這樣一來,我其他時間就不會為了這件事情分心。

    清單這樣就完成了,好極了!這樣就都一切就緒了——嗎?嗯,還沒。我保證還會有你沒記到的事情冒出來。所以說清單要保持彈性,視情況增列項目,我自己的作法是:

    1.視情況,視需要增列工作條目。有時候我已經下班了,才忽然想起少列了一樣工作,這時候我會立刻用手機的日曆設定通知,讓它隔天跳出來提醒我要把這項工作加上去。設定訊息跳出來的時間記得要算好,不要開會開到一半或在忙的時候手機突然響起,這樣就沒問題了。

    另外,在一天當中,總會有你沒預料到的工作繼續出現。你的因應之道還是不變,仍然來一樣加一樣。但當天跳出來的事情,你得想一下要安插到行程的哪個時段。要是沒有適合之處,那就再看看可否挪到明天,或者請人代勞(第七章會談到工作委外)。

    2.提醒自己身在清單上的何處。我會在筆記本左下角留一塊的空間來做﹁進度記錄﹂。事情做到一半被迫中斷,我會在這塊空間裡很快記下自己做到哪,就像打高爾夫球在果嶺上放球標一樣,這樣我只要事情一排開,就又可以從剛剛的地方立刻接上。這辦法聽起來沒什麼了不起,卻好幾次救我一命。

    3.私人的事情另闢一欄。我會用一條直線把手札的頁面一分為二,左邊是公務,右邊是私事。百分之百的公私分明極其困難,一天當中我們一定會有日用品得買,有水電費、卡費要繳,有公婆電話要回,所以即使是上班的時候我們也得掌握私事。總之像是要去提款機提領生活費,或是要去乾洗店這種事情,我就會寫在手札的右邊。

    4.留些空間給臨時的雜項或記事。我會盡量把事情都寫下來以免忘記:誰來電、不想錯過的電視節目、要買的當期雜誌、要跟姐妹分享的八卦等等,都在我的筆記之列。為了記這些東西,我把手札右上角得空出來供一日所需,這樣我就不會想回電時找不到號碼,或想買鞋想不起尺碼。

     

    (節錄自《為什麼菁英都是清單控?:紓解焦慮,提升效率,輕鬆管理工作、家庭》/三采文化出版,非經同意請勿轉載。)

    asdfasd53為什麼菁英都是清單控?:紓解焦慮,提升效率,輕鬆管理工作、家庭

    作者: 寶拉‧里佐
    出版社:三采

     

    圖片來源:slipstreamjc

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