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  • 就是比你早3小時下班:從「桌面淨空」開始!重整工作、情報、大腦的14天整理術


    11 十一月 2015 三采文化

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    有九成的人被工作追著跑!

    大部分的工作都能制式化

    把每天的工作內容記錄下來,可知自己多半都在重複同樣的作業。諸如看信、回信、每個月遞送請款單、撰寫要給客戶的提案書、撰寫會議要用的企劃書等等。

    觀察那些愛說自己沒有時間的人,會發現他們每在執行相似的作業時,總是從零開始,或是過度仔細地逐一應對,浪費了很多時間。

    從「作業效率化」的角度來看,套用既定模式來執行重複的工作,能夠有效提高效率。

    「制式化」的代表例子是建立文件範本。像是企劃書、提案書和其他事務性的文件,大部分都有固定的格式。事先替經常製作的文件建立範本,只須填入個別的細項,一下子就能完成。至於還沒有建立範本的文件,同樣要思考是否可以通通套用範本。

    整理、思考,找出可制式化的工作

    每次講座開始的時間都不一樣,不過簡介設計可以套用格式,只要更換頁首與頁尾的圖片,並更改講座名稱,新的簡介就完成了。可是,職員卻在各個講座開始之前,分次委託設計師重新製作,每次都得花一周的時間。

    如果不個別處理,而是整套外發給設計師,只替各個講座重製新圖片的話,可以省下多少時間呢?

    假設只製作三種圖片,速度快的人只要十五分鐘;把圖片套進格式以調整,需要十五分鐘。換句話說,先設計好格式,共計三十分鐘就能完成一份簡介。

    替每份簡介製作不同的設計,每次都要花三個小時,然後再檢查和修正,一周的時間就浪費了。

    就是這些小小的累積,大幅奪走了你的時間。總是工作滿檔、沒有時間的狀態,其實是自己造成的——請先察覺這項事實吧!很多人都沒有做好腦內整理,才會一有工作就分別發案,沒有發現這樣做浪費了多少時間。

    請想想到目前為止,花費了多少不必要的時間、工夫和費用?以這個例子來說,原以為要一周的事情,其實可以縮短到三十分鐘。所以,不要所有業務都照舊有模式去做,以改善現狀為前提多花點心思,是很重要的。

    用常用句回覆信件

    寫信時,只要配合各種情況來使用制式文句,就可省下多餘的時間。雖然在固定格式裡填入個別細項,就能寫出適當的回覆,但我說的制式化,不是要逐一複製貼上。我用的方法是短句登錄,輸入開頭字母,就會出現整句話以供候選。

    按下「k」會出現「您好」、「晚安」、「謝謝您這次的來信」、「今後也請多多指教」;按下「m」會出現「感謝您的來信」、「misato@yugacelebrity.co.jp」、「感謝您訂閱我的電子報」、「承蒙您閱讀我的電子報,非常開心」。比起複製貼上,使用短句登錄的功能來寫信更可以加快工作速度,請務必嘗試看看。

    可能有人認為,要一句一句地登錄很麻煩,登錄個一、兩句就夠了。不過,考慮到往後的工作效率,花在登錄上的時間根本不是問題。登錄的常用句多,稍微按個鍵就會出現好幾個候選句子。只要從中選擇,回信時會比逐字輸入快很多。

    活用零碎時間

    處理「五分鐘事務」

    像是等開會、等人、等著回電給正在通話中的人,以及移動到另一個地點的時間。把這些視為應該積極活用的零碎時間,想辦法活用吧!

    當你坐在桌前,等待五分鐘後回電時(順便一提,不要要求對方回電,因為這樣自己寶貴的時間會被打斷),就要利用這個空檔拿出清單,從比較重要、期限比較接近的開始處理,迅速解決。

    在等回電進行下一件工作時,很容易被迫中斷,無法全心投入,所以要改變想法,把下一件工作延後,利用空出來的時間處理五分鐘事務。只要這樣,利用每一段空檔各處理三件「五分鐘就可完成事項」的話,一天結束之後,清單上的項目就會減少許多。

    開會時最適合處理瑣碎雜事

    最好用的空檔,就是開會時間。等待成員到齊的時間,沒道理什麼都不做,這段時間最適合拿來處理雜事!這時候有很多事可以做,像是收信、回信或稍微查個東西,所有雜事都能在這段時間內做完。

    正在開會時,很多人就只是聽講,但是只要帶著筆電,開會時也可以工作。如果是自己主辦的會議,當然要專心開會,但很多沒意義的會議都只是拖拖拉拉地重複事情,讀著會議大綱而已。所以,一拿到會議資料就瀏覽一下內容,把剩下的時間用來作自己的工作吧!熟練了以後,甚至還能一邊寫會議紀錄一邊工作。

    利用前一堂課所教的短句登錄功能,點四下就能回覆信件,趁開會時收信和寫信是最好的。抱怨太常開會,時間都被占用的人,其實處於身體被會議綁住,而頭腦什麼都不想的狀態。即使身體被綁住,頭腦還是可以自由思考,所以要善加利用會議時間。把它想成能運用的零碎時間,就覺得開會是很棒的。

    利用通勤時間進修和收信

    通勤時間,是一段很長的零碎時間,卻很少人懂得善利用它。大家都說有錢人之所以會搭計程車移動,並不是因為錢多,而是想要更有效活用時間,因為交通時間就是這麼長又這麼珍貴。至於走路時,可以用聽的來學習。

    最近有很多有聲學習教材,利用通勤時間來聽,就不必另外安排時間學習。聽音樂或是無所事事地等車,那完全是浪費時間。

    假設單趟的通勤時間是一小時,來回加起來,一天就浪費了兩小時。

    在上一堂課裡,我說過只要利用通勤時間,就不需要特地安排時間來收信,早上花一個小時來看信、回信,進公司之前跟信件有關的工作就結束了,可以立刻進行主要的業務。

    剩下的,只要利用會議或洽公空檔來收信、回信,就不必另外安排時間。沒弄完的信件可以在下班途中處理,再說智慧型手機不必特別短句登錄,就會自動顯示之前輸入過的文字,回信反而更快。而且,也能用電腦確認Gmail回信。

    環視電車上的乘客,大多數人都只是在玩遊戲殺時間,或是用LINE 聊天。把這些時間用來閱讀、聽教材或預先收信,工作效率會高很多。如果你能做到其他人做不到的,實力上就會拉開差距。而這個差距,會逐漸反映在年收入上。

    順便一提,近來臉書和LINE 取代電子郵件,成為人際交流的主要管道,整天都在注意臉書和LINE 的人逐漸增加。這類網路社群,也要利用零碎時間查看和回覆。雖說那些在人際交流上是十分必要的,但在工作中頻繁查看很花時間,還會影響工作。

    (節錄自《就是比你早3小時下班:從「桌面淨空」開始!重整工作、情報、大腦的14天整理術》/三采文化出版,非經同意請勿轉載。)

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    作者: 高嶋美里
    出版社:三采

    圖片來源:petukhovanton

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