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  • 做事容易做人難——別讓部屬離你越來越遠,主管常犯的5個錯誤!


    18 九月 2015 經理人

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    如果把老闆和部屬分別比喻成組織裡的大齒輪和小齒輪,那麼,中階主管就猶如帶動大小齒輪轉動的鍊條,必須奉獻很大的心力,才能推動組織順暢運轉。

    然而,在傳動過程中,只要鍊條移動出現一丁點問題,都可能造成整組齒輪停擺。中階主管只有隨時提醒自己避開以下這些管理陷阱,才能夠將「承上啟下」的角色扮演得更加稱職。

    1. 緊迫盯人

    明明已經和部屬確認過交件期限,但是在截止日前,還是不斷追問部屬「那件事進行得怎麼樣了?」「還沒完成嗎?」

    中階主管上有老闆、下有部屬,很多時候他們是先把任務交辦給部屬完成,自己驗收成果之後,還要再上報給自己的主管。要是某件案子在部屬那兒耽擱了,沒辦法如期給自己的老闆一個交代,甚至造成進度延誤,基於風險控管的心態,中階主管很難悶不吭聲地等待截止日。

    遇到這種情形,主管可以事先和部屬一起設下「確認點」。假如交件日是一個星期之後,便可以要求部屬「本周末向我報告一次」,讓部屬和主管自己都能掌握進度與狀況。只要定下了「確認點」,主管在此之前都必須耐心等候,不能再去煩擾部屬工作。

    2. 獨裁決策

    開會時,主管總是開明地說,希望所有人都能提供意見,邀請大家一起做決定。但是如果討論結果主管不滿意,最後還是自己說了算。

    讓部屬參與決策,是為了提升大家對於決議的認同與配合。要是部屬集體做成的結論遭到主管否決,形同被潑了一盆冷水,情緒上難免會有所反彈:「既然如此,一開始主管自己決定不就好了?」一場缺乏誠意的參與式決策過程,可能破壞部屬對主管的信賴感。

    不過,主管有主管的難處,倘若部屬的決定不夠謹慎,主管也很難硬著頭皮答應。

    最好的解決方法,是從團隊裡指定一個人擔任會議主席,主導討論流程。討論開始前,主管先與這個人取得某種程度的共識,確保部屬的討論方向和結論,不至於偏離主管想法太遠。

    3. 任務交辦不清

    交辦任務給部屬時,說:「我知道你忙,如果可以的話,請幫我做這個。」沒想到,部屬把這句話解讀成:「假如沒空,可以不必做。」

    主管在指派工作給部屬時,要注意4個溝通重點,避免讓部屬無所適從:

    1.明確指出目標:包括交件日期和品質要求等等。例如,「請在下個月20號之前,做出給新進員工的ID卡使用手冊。我希望看到的完成度,是連新進員工看了都會明白的東西。」

    2.指定做法:面對新進員工時,必須嚴格要求他們遵照標準作業流程(SOP)執行任務;但是面對資深員工時,只需要向他們說明自己預期達到的成果,至於執行方法,放手讓他們自由發揮即可,不需要再對過程下指導棋。

    3.做出正面、肯定的指示:像是把「不要全都是文字」這句話,改成「多放一些圖解和圖片」,能讓部屬更清楚自己該做什麼。

    4.避免說:「你聽得懂我的意思嗎?」大部分部屬聽到這句話,都會感覺自己被瞧不起。

    4. 不會教人

    對於表現不好的員工,總是感嘆他們能力不好、資質太差,想辦法要換掉他們。

    主管最常犯的錯誤之一就是把員工「不知道怎麼做」誤認為「能力不夠」。然而,員工不得要領,很可能是因為從來沒有人教導他這方面的知識,或是練習不足。有些主管非但沒有先檢視自己是否盡到了協助部屬克服問題的責任,還迅速地在他們身上貼上C級標籤,導致部屬喪失自信。

    在宣告放棄或意圖開除所謂的C級員工之前,主管可以先試試以下流程:1.問員工:「你如何進行這項任務?」2.如果回答正確,便要求他實際操作一次,觀察步驟是否正確。3.如果回答或執行不正確,就仔細地將整個流程做一次給他看,再請他回答或操作。假如以上方法都不見成果,再考慮放棄對方。

    5. 喜怒無常

    當團隊太過鬆懈,失誤頻頻,為了「整頓軍心」,態度便刻意嚴厲;當團隊灰心喪志時,為了「鼓舞軍心」,態度又變得開朗開明。

    部屬通常無法體會主管費心調控工作氣氛的心思,他們只會覺得「最近主管脾氣很暴躁,大概是數字難看,被高層指責了吧」「他老是一個人唱獨角戲」等等。

    一旦部屬認定主管「喜怒無常」,就會不知不覺養成看主管臉色的習慣。要是察覺主管心情不好,就不敢呈報表現不佳的業績報告,結果錯失應變時機。更嚴重的後果是,這會讓部屬在面對主管的指導時,無法自我反省,只把原因歸咎於「我真倒楣,碰到主管心情不好」。

    如果是因為自己無法好好控制情緒,最簡單的方法是照鏡子。心理學研究指出,人在照鏡子時,能夠客觀掌握自己的情緒。當然,這不意味主管必須面無表情,只需要提醒自己,別被部屬定位成喜怒無常的人就好。

     

    (本文經授權自經理人原文請點此,未經授權禁止轉載。)

    圖片來源:jdlasica

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