書評,好書推薦,書籍推薦,好書導讀,書籍導讀導讀 | 每天替你導讀好書 | 知識家

  • email發送前,一定要再三確認的8件事


    10 九月 2015 SmartM人才培訓網

    hands-545394_640

    email已經是網路時代的元老應用,幾乎每位上班族每天都離不開它。許多人認為寄信是件非常簡單的事,且自翊是email專家。但真實情況是,卻總是有許多人因為email而鬧出許多笑話,甚至導致讓人尷尬的結果。

    《Inc.》雜誌網站就建議,在按下寄件按鈕前,最好檢查以下八件事情,做最後的確認,可以避免事後引發的種種問題和丟臉的窘境:

    1.避免按到回覆所有人

    即使大家已經使用email很久一段時間,但這個錯誤始終沒有停過。在回覆信件時,請確認收件者欄位,看看自己「回覆給誰」?常常公司發送開會通知,會有許多人回覆出席與否,這時在回覆郵件時就要特別小心,可能回的不是開會主辦人而是包含其他被通知的同事。

    2.沒有善用密件副本

    密件副本是很重要的選項,值得好好利用。例如,舉辦一場活動或是記者會的行前通知,參加者彼此並不熟識,就必須將每位收到通知的人,列入密件副本的收件者,以免參加者的個人隱私外洩,這看起來是件小事,但卻有可能引發嚴重後果。

    3.啊!我又寄錯人了

    多數人的英文名字都大同小異,當通訊錄人很多時,例如,在收件人的地方打上Amy Chen,可能會出現不只一個,這時就很容易選錯人,是要寄給同事Amy還是主管Amy?所以在寄信時,最好不要直接key名字在收件者上,調出看得見email的通訊錄做再次確認,才是比較不容易出錯的寄信方式。

    4.刪除信件是什麼?根本用不到

    現在網路空間都很大且便宜,像是Gmail就有15G的容量,一般人大概累積了6-7年沒特別刪過、清理過裡面的郵件。如果你想要儲存這些舊的信件,只需要申請一個新的帳號,把舊的信件全數轉寄進去存著即可。

    5.需要特別在桌機上安裝Outlook嗎?

    在現在跨螢幕的時代,特別安裝Outlook把信件下載下來,其實是很不方便的,這樣就無法在手機或平板上面做瀏覽。加上Outlook下載信件也很耗時間,既然網路空間便宜又大,何不就讓信件放在網路上隨時可以查詢、瀏覽?

    6.在附件裡夾帶影片

    第一次在附件裡夾帶影片的朋友,應該馬上會:Oops!檔案太大無法傳送出去。電子信箱的附件都有容量限制,有些還會有圖片張數限制。總之,當無法順利用email傳送時,不妨搭配雲端來使用!Google、iCloud、Dropbox……等等,都是很簡易上傳資料備份的空間,直接將上面的檔案網誌貼進email裡,就可以突破容量限制將檔案傳給對方。

    7.內容簡潔有力、不需再做解釋

    在email內容的撰寫上,是個可以讓人練習撰寫能力的途徑。每次寄信都要努力的讓對方清楚知道主旨跟想表達的內容重點,避免對方還要來回好幾次的信件對話,才弄懂一件事情。既然email就是科技時代為了效率而誕生的,就不該是浪費更多時間的工具。

    8.做個萬用簽名檔

    每個人的電子信箱都會設定簽名檔,有些人更花俏,會用動畫、特殊圖形、圖片之類的設計在其中。在跨螢幕時代,就容易發生在手機或平板無法讀取的狀況,或是Android跟iOS不相容無法顯示。最保險的方式,還是用簡單的文字就好。

     

    原文出處:SmartLinkin 商務社群網

    圖片來源:pixabay

      關於作者

      SmartM人才培訓網
      以「人」為本,提供企業「正確良善的解決方案」為核心,並致力於電子商務與社群網路深度融合商業化實踐,以「創新的網路思維」重新定義商務人士的職場歷練與學習發展。
    知 識 家
    INSTAGRAM

    知 識 家