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  • 這樣才有效率,提升「工作效率」你該知道的4個秘訣!


    29 七月 2015 SmartM人才培訓網

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    「提高工作生產力」是人人追求的目標,畢竟每個人都想要在最短的時間內把事情做到完美,然而現實卻往往事與願違。我們都遇過以下情況:事情多到做不完,但總是無法集中注意力完成任務,分心、拖延、新的工作突然出現打亂代辦事項排序,導致一整個早上或下午都在瞎忙。已經厭倦了這種瞎忙又浪費時間的狀態嗎?如果答案是肯定的,不妨參考看看《Inc.》雜誌網站整理紅帽軟體公司(Red Hat)執行長Jim Whitehurst的四項工作效率提升秘訣:

    1.停止一心多用

    上班族對於工作時一心多用與多工的情況已經習以為常。無論是一面開早晨例會、一面上網搜尋客戶相關資料,或是一邊留意公司股市開盤,一邊回覆電話另一頭急切的詢問,「一心多用」已經成為辦公室常見的風景。工作時的一心多用,常讓工作者有「我可以同時完成好多事」、「我很行」的錯覺與快感,但事實上多工非但無法加快工作完成的速度,反而讓工作進行更加沒有效率。

    Whitehurst認為,一心多用是個人生產力的頭號殺手。他以會議中的多工為例,儘管會議中一心多用處理的是簡單的瑣事,同時做兩件事仍會分散大腦的認知資源,導致主要從事的工作效率不佳,使會議變得沒有生產力且浪費時間。既然我們的腦袋無法同時將兩件事做到完美,按部就班、一次專注一件任務才是上策。

    2.善用工作外的零碎時間

    在每天規律的生活排程中,總有一些固定、非工作狀態下的零碎時間,例如搭捷運通勤的空檔、睡前30分鐘。若能妥善運用這些零碎時間,也能減輕些許工作時的負擔。Whitehurst推薦一個能妥善運用零碎時間閱讀的APP:Pocket。Pocket是一個方便儲存「稍後閱讀」的小工具,瀏覽網路時看到值得玩味的文章,或是無意間讀到實用的產業訊息,但一時之間沒有足夠時間全部閱讀完,於是想保存下來之後仔細玩味,只要按幾個按鍵就能將文章「丟進」Pocket,而且還提供電腦版、手機版連動的功能。舉例來說,剛接下一個新專案,服務新客戶需要了解科技業產業現況、半導體的基本知識,於是你在辦公室電腦搜尋到幾篇實用文章、新聞,但還沒有時間仔細閱讀,此時只要將文章丟到電腦的Pocket,待上下班通勤時間再打開手機的Pocket閱讀,便能輕鬆善用通勤的零碎時間了。

    3.拋開不切實際的代辦清單

    為了避免忘記每天工作的排程,許多上班族習慣在記事本或便條紙上詳列待辦事項,但過度不切實際的待辦事項只會淪為「願望清單」。Whitehurst分享自己列待辦事項的習慣,是不詳細規定每件事完成的時間,因為若突然出現緊急任務,在密密麻麻、已經安排好明確任務執行時間的代辦清單中,找不到任何安插的空隙,此時便有可能打亂所有的計畫。此外,Whitehurst也建議代辦清單應考量體力負擔能力與實際情況,切勿打腫臉充胖子,一天有六小時會議,要再塞進八小時的工作量根本不可能。

    4.適時說「不」

    你是否遇過以下情況?同事央求你協助他負責專案的資料蒐集,雖然自己最近被諸多任務纏身,但礙於情面不好意思拒絕,結果沒時間好好做原本安排的重要工作。最近遇到的直銷人員不斷向你推銷新產品,因為顧及表面的和諧而沒有斷然拒絕,一來一往只是浪費彼此的時間。

    在職場上,工作者可能因害怕衝突而處處讓步,或是為了迴避紛爭而不敢實話實說,結果反而無法在第一時間有效做決策,顧到了表面的和氣卻犧牲了工作效率。《Inc.》雜誌網站的特約編輯Jeff Haden認為,找到合適的拒絕方式是必學的職場功課,凡事逆來順受並不會讓你諸事順利,適時說「不」,不僅能做好時間管理,也能增進工作效率。

    延伸閱讀/時間管理7大錯誤!原來拉低效率的原因在這裡

     

    原文出處:SmartLinkin 商務社群網

     

    圖片來源:plantronicsgermany

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      以「人」為本,提供企業「正確良善的解決方案」為核心,並致力於電子商務與社群網路深度融合商業化實踐,以「創新的網路思維」重新定義商務人士的職場歷練與學習發展。
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