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  • 如何才能把握住每一天?忙碌成功人士的4個時間管理秘訣!


    10 七月 2015 SmartM人才培訓網

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    常常覺得時間不夠用嗎?辦公桌上的文件永遠處理不完,信箱裡躺著一堆等待回覆的email,便條紙上還有數不清的代辦事項。為什麼同樣一天24小時,有些人可以把事情處理的井井有條,還有閒情逸致培養興趣、陪家人、運動?

    論忙碌,有誰會比前Apple執行長賈伯斯、維珍集團董事長理查.布蘭森、前美國總統艾森豪忙呢?每個人一天都擁有1440分鐘可以運用,儘管是事業成功的知名人士也是如此,這些忙碌的成功人士,究竟有何運用時間的秘訣可供借鏡?人力訓練公司The Learning Factor共同創辦人Chris Gaborit,在《Fast Company》雜誌網站整理了名人時間管理的秘訣:

    1.適當授權

    作為一個優秀的主管,不會把任何任務都往自己身上攬,而是適度的將權力下放,把工作交辦給適合的下屬,或委託同事處理。業務範圍橫跨旅遊、航空、娛樂的跨國企業維珍集團(Virgin Group)創辦人理查.布蘭森回憶:「在我年輕的時候,就知曉將工作授權、委任給他人的重要性。」主管的工作是集結下屬、合作夥伴的力量,帶領大家在有限的時間內完成任務,而非捲起袖子、跳進場內完成所有的事。也就是說,主管應把主要時間花在分配任務、不同執行者之間的協調、重大決策上。

    2.面對面溝通,增進效率

    身為大型跨國企業的創辦人,布蘭森每天都有數不完的信件要回覆,他如何迅速有效率地處理信件?「我會依照情況判斷信件中提到的事情,適合以信件解決還是面對面溝通較恰當。短短幾秒的判斷可以為彼此省下不少時間。」他解釋,有些文字無法有效處理的情況,打一通電話、親自到負責人的辦公桌前面對面溝通,比窩在電腦前苦苦思索、字斟句酌地考慮如何回覆有效率,也能達到工作時間管理的目的。

    3.拒絕的藝術

    蘋果傳奇CEO賈伯斯相信:「創新就是對1000件事情說不。」(Innovation is saying no to 1,000 things.)賈伯斯以化繁為簡的能力著稱,1997年當他回歸蘋果時,他將原先300種產品削減到10種,這項決策將蘋果從破產邊緣救回。

    同樣的邏輯也適用於時間管理。在精力有限的情況下,想一次完成許多任務勢必要耗費更多時間,而在時間也有限的情形下,攬下太多事只會擠壓到執行其他任務的時間,甚至損壞其他任務產出的品質。因此,適時地拒絕新任務也是時間管理的藝術。

    4.評估任務的輕重緩急

    前美國總統艾森豪曾說:「大部分緊急的事情其實不重要,而大部分重要的事不緊急。」艾森豪過去曾任美國第34屆總統,是二戰期間帶領軍事作戰的五星上將,他帶領同盟軍成功回攻德國與法國,戰後更成為第一位北大西洋公約組織(NATO)最高指揮官。

    許多人都運用艾森豪的方法做時間管理,這個方法是以重要、不重要以及緊急、不緊急將所有亟待處理的任務區分到四個象限。緊急是指必須立即處理,重要則指對人生目的而言有很大的影響。依照任務的輕重緩急決定執行的順序,並安排每個任務需花費的適當時間,避免每天為了追工作deadline而緊張兮兮。

    延伸閱讀/管理好時間,跟低效率說拜拜!11招教你成為「高效職人」

     

    原文出處:SmartLinkin 商務社群網

     

    圖片來源:gulltaggen

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