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  • 找到對的支點,你可以一分努力、十分收穫


    26 六月 2015 經理人

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    「每天盡職地工作8小時,你或許有天能成為主管,然後每天工作12小時。」

    美國詩人羅伯.佛羅斯特(Robert Frost)的這句話,說的是你嗎?還是你正在走上這條路?工時隨著工作位階上升而不斷延長。

    談到工作,《其實工作不必這麼累》作者理察.柯克(Richard Koch)寫道,「現在絕大多數的人都覺得工作太多、混亂、壓力大、事務龐雜、神經緊繃、精疲力竭、士氣低落,這不令人意外。不過,仍有少數人逆勢而行,他們樂觀、有自信、輕鬆、快樂,他們懂得維持簡單輕鬆的工作與生活。」

    出於直覺,我們都想當那逆勢而行的少數人,因為日復一日,不知怎地,工作就漸漸地膨脹、蔓延,甚至毫不節制地入侵、剝奪我們的生活與睡眠。

    違反直覺的是,很多人拚命努力工作,是為了有朝一日換得輕鬆舒適的生活,「不用再工作」;但是,有些現在就已經把日子過得有吃、有玩、有錢賺的人,他們其實還滿「樂在工作」的──柯克把他們稱為「80/20經理人」(80/20 Manager),也是《其實工作不必這麼累》的英文原名。

    沒有實際產出,就沒有績效可言

    柯克在1997年出版《80/20法則》(The 80/20 Principle)一書,書名附標題是「用更少達成更多的祕密」(The Secret of Achieving More with Less),如同書中為80/20法則所下的定義:一小部分的原因、產入或努力,通常可以產生大部分的結果、產出或酬勞。

    正面來解釋,「你所完成的工作裡,80%的成果,來自於你所花的20%的努力」;反面來看,「我們有80%的努力,是與成果無關的」。換句話說,80/20法則跟我們熟知的「一分耕耘、一分收穫」(或者說「50/50法則」)不太一樣,主張人們把更多焦點放在「產出」(收穫),而非「投入」(耕耘)。

    在我們既有的觀念裡,付出、努力、用功……都是很正面的價值,所以「一分耕耘、一分收穫」是最好的成果;但如果沒有收穫,也沒關係,因為「沒有功勞、也有苦勞」「雖然失敗了,但過程更重要」;最糟糕是不勞而穫,不肯付出,卻奢望得到很多。

    那麼,建議「用更少投入、獲得更多成果」的80/20法則,該歸類在以上哪一種情況呢?乍看之下,是最接近「不勞而穫」,或至少是「少勞而多獲」。天底下有這麼好的事嗎?

    這首先要界定清楚「少勞」的意涵:少勞不是代表不用勞動,或者追求工作輕鬆,而是先費心選出了最重要的「少數關鍵」,然後「集中心力」完成它,因為這少數的關鍵,負責了絕大部分的結果。

    如果你星期一上班8小時,就完成了一件很重要的任務,而且是你當周工作成果的80%,那個禮拜剩下的幾天裡,旁人看來,你就是很輕鬆地在工作,完成那剩餘的20%。然而,不難想見,一項會占到一周80%成果的任務,肯定不是什麼太輕鬆的工作,過程中也絕對不會「少勞」。

    所以,問題是出在我們「不分輕重」地在每件事上都用力耕耘,做得汗流浹背、怨天尤人,好不容易才交出了80%的成果,生活與工作的節奏當然就比不上那些「先挑出工作要務、生命要事」,然後再集中目標、用力耕耘的人來得優雅、悠閒了。

    管理大師彼得.杜拉克(Peter Drucker)早在《杜拉克談高效能的5個習慣》(The Effective Executive)一書說過,「無論你投入了多少智慧和知識在工作上,也無論你花了多少時間,沒有效能,就沒有『績效』可言。」

    掌握重點,先做最重要的事

    《杜拉克談高效能的5個習慣》中,談到了5個高效能習慣:了解你的時間、問「我可以有什麼貢獻」、善用人之所長、先做最重要的事、做有效的決策。

    關於「先做最重要的事」這個習慣,杜拉克寫道,「高效能工作者都先做最重要的事,而且一次只專心做一件事。」他認為,專注不只是管理工作的本質,更多是基於人類天性:要做的事情很多,但是時間永遠不夠用,如果要有成效,就不可能事事都投入同樣多的心力,只能選出能夠對做出最大貢獻的事,全神貫注地完成它。

    《一分鐘經理人》(The One Minute Manager)書中提到的概念,也有點類似要簡化、聚焦主管該做的事。藉由鋪陳出一位「傳說中的高效經理人」的形象,作者肯.布蘭查(Ken Blenchard)和史賓賽.強森(Spencer Johnson)提醒經理人,只要在百忙終抽出一點時間,跟部屬一起定目標、做得好即時獎勵、做不好明確斥責,就能夠像一分鐘經理人一樣,「只花一點點時間,就從部屬那裡得到很大的成效。」

    史蒂芬.柯維(Stephen Covey)在暢銷著作《與成功有約》中,列出了高成效人士的7個習慣(The 7 Habits of Highly Effective People),包括:主動積極、以終為始、要事第一、雙贏思維、知己知彼、統合綜效、不斷更新。

    針對「要事第一」,柯維引述了艾伯特.葛雷(Albert E.N. Gray)所著的《成功的共通性》(The Common Denominator of Success)當中所發掘的成功者的共通祕訣:「勤奮、運氣或靈活的手腕雖然很重要,卻非關鍵,唯有掌握重點才是成功的不二法門。」

    雖然要事第一的法則,最常被應用在時間管理的領域裡,提醒人們不要總是忙於追逐眼前急迫的事情,要保留餘裕處理工作或人生最重要的事;不過,這點其實也很容易理解,因為一切都和時間有關,在任何一個當下,你選擇做了這件事,就不可能再做其他事了。如果每一個當下,你做的都不是最重要的事,那可想而知,你只把很少時間留給重要的事,自然也就不可能把要事做好、交出好成果了。

    高效經理人10途徑,擇一專精即可

    柯克在《其實工作不必這麼累》提出了成為80/20經理人的10個路徑,包括:

    1.調查:提出正確的問題,找出什麼是好動力、什麼是平庸或不好的動力。像是追問「是否有少數產品或顧客對公司而言超級有利可圖」,找出他們,把焦點和心力放在他們身上,就能顯著提高獲利。

    2.人脈:聚焦在擴大工作內外的「弱連結」人脈,像是不熟的朋友或工作以外的人脈,這將讓你取得許多不同於你身邊親朋好友的見解和資訊。

    3.導師:部屬渴望獲得關心、指導和鼓勵,只要花幾分鐘就能夠讓他們士氣高昂地工作整個星期。

    4.槓桿:柯克說,在成為80/20經理人的途徑中,使用槓桿和另外9條有點不同;這些槓桿會自然而然地幫助及強化其他路徑。比方說,讓自己身邊環繞著優秀人才、信任同事部屬、對自己充滿自信、跨領域找創意……,都能讓你獲得更大成效。

    5.激發能量:相信員工不是只為了錢工作,只要適度、適時給予關心、激勵、信任,他們追求成就的動機會更強。

    6.追求意義:做自己喜歡、擅長、有熱情、願意自發性地不斷精進的事,才成做得久、做得好、做得開心。

    7.創造時間:每天只選擇一件要務,並優先處理它。

    8.簡化:以簡單方式,提綱挈領地抓住一個複雜情況的核心。

    9.懶惰:懶惰和創造力的關係密切。因為聰明,所有懶惰蟲可以有放心擺脫一般人的工作壓力,去尋求較不費力、達成更好結果的捷徑。

    10.策略:柯克筆下最標準的80/20經理人,他們對於所處產業都其獨特的觀察,也有實踐的決心與毅力。

    讀到這裡,柯克提醒,「先別被這個數字嚇到」,不是要你全部都做,而是一次選一種,確實做好它就夠了。如同他所說,「成功的方法有很多種,你不需要每一種都很精通;只要在這10種方法中的其中一種表現傑出,成效遠比在10種方法都只是表現及格來得好。」這才是80/20法則的深奧哲理。

    思考之後,再行動

    80/20法則源自於統計數字的分析,是一種基於事實所觀察、歸納出的現象:大多數的產出,是由少數投入所創造;大部分的成果,是由少量的努力與心力產生。就像槓桿原理(leverage)一樣,只要找到對的支點,就可以用更少的力氣,舉起更重的物件。

    前述幾位管理思想家在探索、歸納高效能的祕訣或習慣時,所從事的也正是這個抓對支點、找出關鍵少數的活動。因此,要在工作與生活中運用80/20法則,必須在採取行動之前,先探索自己究竟想要什麼樣的人生,再挖掘出:哪些事的效益最高、哪些事最重要、哪些事可以為自己帶來最大的自由與快樂。

    如同柯克對「策略型經理人」(80/20經理人的典型)的描述,他們「重視思考勝過行動,不同於他們的多數同事,他們從不讓行動排擠掉他們的思考時間,他們非常認真思考如何能夠更不費力地做更多的事。」如果你經常忙得團團轉又徒勞無功,記住,先停下來思考,你最該做什麼、又該怎麼做。

     

    (本文經授權自經理人原文請點此,未經授權禁止轉載。)

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