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  • 成功第一步,先讓別人聽得懂你的話


    11 六月 2015 遠流出版

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    溝通的重要性筆墨難以形容。雖然這本書探討的每一種訣竅都能幫助你成為職場勝利組,但有效溝通的技巧才是一眼就看出來的重要本領,而且還會影響別人如何看待你的工作成效。

    「一言既出、駟馬難追」、「白紙黑字」的重要性大家都知道。但是,正如第三部討論過的訣竅一樣,溝通不只是做什麼和怎麼做,更重要的是讓他人如何解讀。

    相信大家都曾目睹過帶有破壞力的不良溝通會有什麼後果。剛畢業後,我曾花了七個月旅遊世界各地,有一段停留在峇里島。我和一個老朋友同為背包客,都聽說過金巴浪海灘有個超棒景點,黃昏時分可以在這裡大啖龍蝦肥蟹。我們提早幾個小時到達,正好看到幾艘漁船,便決定請人帶我們去大吃一頓。

    我們找到說著一口破英語的青少年,很快地就搭上一艘漁船出海了。過沒多久,船長就開始問我們需不需要什麼東西,他一路從食物、飲料問到菸。我們都搖頭說不用,然後他就開始比手畫腳要錢。

    直到那時候我們才意識到麻煩大了。我們把大鈔與護照都留在飯店裡,幾乎可說是毫無招架之力。雖然老友和我都默不出聲剉得要命,卻心中都盤算著是否要跳船一路游回岸上,最後我們決定確認清楚,是不是真的要去捕龍蝦(一邊做出撒網捕魚的手勢)?

    船長開始放聲大笑。原來是這艘船根本就不是要去捕魚,而是要去船程長達二十五小時的爪哇島。「不對、不對、不對!」我們驚呼。後來我們比手畫腳、成功說服他們再派另一艘船來載我們回到岸上。

    如果在上船前更明確地讓對方知道,我們想去捕魚,就不會讓自己置於緊張險境中了。

    Tips 永遠記得「把工作做完」:就算只是收到一項簡單的要求,都要回報對方你已經收到電子郵件通知,會徹底執行信中所述的行動。回應不只是交差了事,也意味著每有進展就會記得要更新進度讓客戶/團隊成員知道。

    有些人一旦被誤解就會抓狂,不過勝利組知道,身懷大志的人若不能有效溝通,成功的機率將會低得多。

    心理學家亞伯特.馬雷邊(Albert Mehrabian)發現,「別人對你的態度與感覺」、「你與對方溝通的方式」經常被錯誤引述,有高達九三%的正確與否機率都取決於你的非言語溝通。馬雷邊堅稱,這並不意味你的表達方式中九三%是非語言形式,而是其他人對你產生好感或反感,並非因為你的遣詞用字,而是整體表現與使用的肢體語言(五五%來自臉部表情、三八%則與聲調有關)。

    你的表達方式不只影響別人怎麼看待你想傳達的事情,也包括怎麼看待你這個人。所以,當你和別人溝通時,請留意你的聲調與肢體動作。

    Tips 使用縮寫詞或字頭語請小心:每一家企業和產業都有自己獨特的語言,請留意,不是每個聯絡對象都明白你使用的簡寫字與縮寫詞。

    勝利組熟悉在對話中經常使用以下七項技巧,將自己變成一名有效的溝通者。

    ★聆聽。大多數人認為溝通不過就只是傳達訊息。勝利組則知道必須用耳朵聽。每個人生來就有一雙耳朵和一張嘴,自有其道理。聆聽別人怎麼和你溝通,你才會知道,對他們來說什麼事情是重要的,而且是否和你的想法一致。

    ★證據。溝通不只是你說或寫了什麼,還包含你能提供的一切證據。解釋想法背後的「為什麼」,這是讓你搏得眾人同意的關鍵之一。

    ★目標。勝利組會先完整接收到對方的目標,並了解什麼事對他們來說很重要,之後才展開溝通。如果你很會傳達「對方覺得什麼才重要」,而且傳達出的訊息也能緊貼著他們的目標,別人會更願意洗耳恭聽。

    ★「我們」。﹁我們﹂是威力強大的字眼,可以連結你和你的聽眾。我在這整本書裡分享點子時經常都用這個字,是因為「我們」都屬於千禧世代,而且「我們」彼此都能互通有無。

    ★負起完全溝通的責任。勝利組不會假設別人很了解他,因此會再三確認對方聽懂了;同樣的,當我和別人說話時,會緊追著重要的線索追問,像是「這樣行得通嗎?」確保正確傳達出意思了。當對方聽不懂時,會要求自己需要發揮創意,換別種方式傳達想法。

    ★小心科技。科技改善生產力的成效驚人,而且也讓生活更容易;不過同時也讓溝通更困難。想做到高效溝通時,或許會用電子郵件與簡訊,但這些做法極有可能被誤解,混淆訊息;沒有什麼溝通方式比拿起聽筒撥電話或面對面談話還要來得更直接有效了。我的職涯經驗是,只要是面對面開會,而非透過電子郵件溝通,對方會更樂意支持我的想法,幫我完成我的目標。這種做法有助於打造更堅實的職場關係。

    Tips 當你與高階主管溝通時,務必簡單扼要、提出洞見,而且要直指重點。如果對方想要知道更多細節,到時他就會提出要求。倘若你不知道如何回答對方的問題,就承認自己不懂,並保證一定找出答案。但請務必說到做到。

    ★了解你的聽眾。了解你的聽眾,才能傳達出重要的訊息。如果我是在對一群企業高階主管說話,溝通的方式與技巧會與面對一群五歲小孩天差地別。

    勝利組員工向主管坦承無法在既定的交件時間前準時完工時,首先會親自去向主管說明。(如果不是在同一個辦公區,那他就改成打電話,但千萬別只是發電子郵件交代始末)他在溝通時會小心翼翼地遣詞用字,完整且適當地傳達訊息給主管。他會解釋為什麼來不及,提出證據;他會將自己的想法與主管的目標列為一致,提出一些替代方案,顯示這個壞消息不會帶給整個團隊不良影響。他也會確認是否了解主管的心意,確保已完整接受到主管的指示。最後,他會聆聽主管的反應,並據此回應。

    失敗組和勝利組之間的差別就在於:溝通能夠到位。

    每日早晨我都提醒我自己:今天講的任何內容完全不能讓我學到新知識。所以,如果我想學習,就必須用心聆聽。
    ——美國脫口秀主持人賴利金(Larry King)

     

    (本文摘自《照著做,晉升職場勝利組:讓你爬得高、坐得穩的25個工作訣竅》,遠流出版)

    asdfsdsds6照著做,晉升職場勝利組:讓你爬得高、坐得穩的25個工作訣竅

    作者: 艾倫.麥克丹尼爾
    出版社:遠流出版

     

    (photo via ohhector )

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