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  • 工作減肥術:化繁為簡不瞎忙,讓工作速效輕盈的34個實用技巧


    6 六月 2015 春光出版

    緊急的工作都是人為因素產生的

    若要以一句話來形容不擅長書寫者所寫出來的文章特色,那就是「主旨不明確、結構鬆散」。

    寫出這種文章的人,他們的工作速度一定比較慢。擅長者一個小時能夠完成的資料,不擅長者可能需要花三天的時間才能完成。而且,不擅長者耗費許多時間寫出來的文章,閱讀者也必須花許多時間閱讀。

    由於現在大家都有各自忙碌的事情,所以會覺得閱讀冗長資料很麻煩,因此通常會直接問對方:「現在的狀況怎麼樣?」、「該怎麼做才好呢?」等等。

    對於送出資料的人而言,好不容易完成資料並且都傳送出去了,卻還要花時間向對方解釋、幫助對方理解資料內容,這麼一來,不僅自己的時間被浪費掉,還陷入為了補充說明得追加更多資料的窘境。

    對方若會跟你討論收到的電子郵件或資料的內容,那還算親切的;大部分的人都抱持著「晚點再看」的心態,先將郵件轉為未讀郵件,再找時間仔細詳讀。這種情況也還算好的,大概有一半以上的人會因為覺得確認收信很麻煩,結果就擱置不理。
    不知不覺到了截止日期,收到「請回信」的信件通知時,才急急忙忙地重新閱讀郵件。不過,因為無法理解信件內容,所以又得重新詢問一次。就像這樣,其實「緊急的工作」都是「人為因素產生的」。

    p.21

    如何減少電子郵件與資料量?

    經常聽到電子郵件的數量太多、必須製作的資料很多等抱怨。那麼,我們該如何閱讀電子郵件與資料?還有,是否能夠減少製作文書的時間呢?

    在回答這個問題之前,先讓我把問題詳細區分為幾個細項。

    而如何將問題細分釐清呢?利用邏輯樹是一個非常方便的方法。請參考圖0-1,然後一邊看著圖0-1,一邊閱讀我的說明。

    首先,邏輯樹最上端先標示出最大的問題:「如何減少花在資料與電子郵件上的時間?」接下來就讓我們一起思考解決方法。

    如果你觀察在公司上班的白領階級,會發現大部分的人都是因為受託或接受指示,才會製作資料或回信,會自己從零開始主動製作的較少。因此,邏輯樹的第二段便分為①「接收」與②「製作」兩項。

    無法減少接收的工作量該怎麼辦

    其次,試著思考如何減少收到的電子郵件與資料時的閱讀時間。

    p.24

    在這裡,必須思考兩個問題。第一個問題是「①-1 如何減少收到的電子郵件與資料的數量?」收到之後就是閱讀,所以第二個問題是「①-2 如何提高閱讀電子郵件與資料的速度?」

    接下來就是針對各個問題思考解決對策。首先是第一個問題,「①-1 如何減少收到的電子郵件與資料的數量?」從結論來說,這個問題若要以個人的能力控制的話,坦白說是不容易的。因為工作流程的改革、知識管理或是重新檢視任務分配等,都必須透過組織整體的改革才能夠解決。

    雖說如此,筆者在此還是得強調一點,那就是未來你收到的電子郵件或資料量只會有增無減。郵件或資料量的減少,代表你在工作上不受期待,我想這應該不是現在的你所追求的吧。

    在現代的商業環境中,資訊交換的方法有面對面、打電話、傳真等,不過,現在透過電子郵件溝通則越來越頻繁了。除此之外,在低成長市場中仍試圖擴大規模的公司亦推出了更多的因應對策。若增加實施對策,並且一項項確實實踐的話,就必須在總公司的部門中成立負責的組織單位。擔負此任務的人為了完成重責大任,就要提供各式各樣的工具、確認進度等。反過來說,為了得到需要的資訊,他們就必須開始傳送他們認為必要的信件與資料。

    因此,隨著新產品相繼引進、組織擴大成長、目標提高等各種情況發生,電子郵件與資料的數量當然也就會隨之增加。
    市場上充斥著各種商品與服務,而且人口也開始減少,想在這樣的消費市場中求得生存的話,個人的資料處理能力就必須比現在更高。提高資訊處理的速度絕對是必須面對的課題。

    這麼一來,前面分類中的「①-2提高閱讀速度」之解決對策就顯得格外重要。因為這是篩選大量資訊、判斷優先順序的處理能力。
    總之,這樣的能力就是在短時間之內歸納眾多資訊的技巧。最理想的狀況是,如果與自己相關的每個人都能夠寫出簡潔易懂的文章就好了,但是現實上這是不可能發生的。

    面對上司傳來的電子郵件,屬下不可能直言:「嘮嘮叨叨說一堆,看不懂到底想表達什麼。」對於客戶,如果要求對方:「請寫簡潔的文章。」那就真的太失禮了。

    所以,面對難以理解的文章,提升理解能力,並且正確、快速地掌握重點,同時減少花費在閱讀與理解的時間也就越發重要了。筆者將在第一章與第三章的練習問題中針對這部分討論,請讀者也一起練習。

    同時以減量與提高速度為目標

    接下來,請看分類②吧。在這個分類中,請思考花費在「製作」上的時間。如前面所提到的,此分類也分為「②-1減少製作數量」與「②-2提高製作速度」等兩項。

    第一項,減少製作數量。以個人而言,減少項目的數量相當不容易辦到。當別人要求你「我想要這份資料」時,你不可能說「不行,我不做給你。」身為組織裡的一份子或是擔負與多數客戶相關的價值鏈(Value Chain)的一員,對於接收到的訊息就必須負責傳輸出去。

    因此,以個人而言,項目數量是無法減少的。倒不如說,未來在越來越嚴苛的企業環境、雇用環境中,受到他人請託反而是件必須感恩的事情呢!

    不過,每個人所擁有的時間都有限,所以製作資料或文件時必須盡量減少頁數或字數,這點可以利用製作技巧克服。如果學會本書接下來所介紹的各項訣竅的話,無論是字數或頁數肯定都將減半。

    提高作業速度與減少量的目標是可以同時達成的。總之,就如同運動選手一樣,以同時實現減量與加快速度為目標。

     

    (本文授權自「春光出版」,出處:春光出版/山崎將志《工作減肥術:化繁為簡不瞎忙,讓工作速效輕盈的34個實用技巧》)

    123123127工作減肥術:化繁為簡不瞎忙,讓工作速效輕盈的34個實用技巧

    作者:山崎將志
    出版社:春光出版

     

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