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  • 管理好自己的時間,你不可不知的8個關鍵與12個秘訣!


    13 五月 2015 李茲文化

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    你下班回家時,是否曾經覺得當天要完成的事一件也沒做到?

    我們都有過這樣的時候,把全副心力都拿去滅火而顧不到正事。有時這是難免的,但如果太常發生,有可能部分的原因是你缺乏時間管理的能力。

    #關鍵1、把目標拆成小塊

    以下的時間管理技巧,為一位非文學類作家創造了奇蹟,來瞧瞧他的現身說法:

    「十年前我剛開始認真寫作,設定了每星期寫完一整個章節的目標,可是一整個星期過去了,卻連半行都寫不出來。問題出在我覺得必須為寫一章稿子挪出很多個小時的空檔才行。然後我決定把目標拆成小塊,變成每天寫兩頁,有時候會跳過一天,然後設定隔天要寫四頁的目標。如果出現意外狀況,沒寫作的日子超過兩天,我就不設定累計進度的目標,不然又會碰到以寫完一整章為目標時的瓶頸。」

    「自從我設定了比較合理的目標,我就寫得出東西了,但其實其他事情會占用掉的時間並沒有改變,唯一變動的是我面對問題的態度和作法。有時候我坐下來寫那兩頁,結果進度超出很多,例如十頁或十五頁,要是我設定的目標是一天要寫十五頁,我可能連提筆開始寫都辦不到。」

    #關鍵2、清單

    你大概聽過已故的美國實業家亨利.凱瑟(Henry Kaiser),他的一件豐功偉業是創立一家造船廠,在第二次世界大戰時建造名為自由輪(Liberty ships)的貨船,這些船幾天內就打造完成,實在是相當驚人的成就。

    凱瑟早上進辦公室的第一件事是坐在坐位前,在一張稍大的紙上列出他希望在當天完成的事項,事項按照優先順序排列。這張清單會在他桌上放一整天,每完成一件事就劃掉一件,當天未完成的就列入隔天的清單。凱瑟向來都盡量優先處理重要事項。

    試試用這個簡單的作法規劃你一天的工作,你會很驚訝你完成的工作多出了多少。寫下當天的目標,等於是在強迫自己規劃一天的事務,這是這項技巧的最大價值。

    當年不比現在,凱瑟先生不像我們有這麼多擬訂待辦清單的省事工具。你可以在筆電、手機或個人電腦上列出清單,也有專門做這件事的應用程式,上網搜尋「工作管理軟體」(goal management software)就會看到數頁的搜尋結果。也許用你的文書處理軟體建立一份可以經常更新的簡單文件就夠了。電腦螢幕不斷變大、變便宜,你可以在把清單擺在電腦桌面上的一個角落。

    智慧型手機有行事曆功能,跟許多專門用來管理目標與工作清單的應用程式。在蘋果應用程式商店搜尋「工作清單」(goal list)可以得到幾十種結果,在安卓智慧型手機上也同樣找得到。

    你或許比較偏愛能收進口袋裡的簡單小筆記本,隨身攜帶。挑選最適合你自己的工具,重點是一定要真的拿來用喔。

    #關鍵3、工作的時段

    如果把待辦清單的作法稍加調整,效用會更大。你比誰都了解自己的體能,如果你的體力高峰是在清晨,就應該把最費力的事項列為一大早的第一件事;反過來說,如果你要到過了中午才開始幹勁十足,就按照自己的精神狀態變化安排工作,限定自己在精神飽滿的時候處理不喜歡的工作,效率比較好,但你仍然要專注在先搞定優先要務,不重要的事可以晚點再說。

    規劃一天的工作時,還要考慮另一項因素。清單上有些事務需要創意;有的則需要邏輯、或是執行時需要按部就班。創意工作可能是撰寫目錄文案或精心策劃一場簡報;準備產量報告或預算規畫則是需要邏輯力的工作。

    這種區分工作類型的方法,可以用一般所說的左右腦活動來比擬。右腦負責創意工作,左腦則是邏輯工作,你用的是哪一邊的大腦並不重要,要緊的是記住待辦事項有類型上的差異。對於處理事務的類型,另一種理解方式是把創意事項視為環狀(circular),屬於邏輯事項的則歸為線性(linear)。

    有些人發現自己在特定時段特別有創意,像是大清早或深夜;反之,他們可能也有邏輯工作效率最好的時段。記住這一點,多多觀察自己何時的產能最高,有沒有哪件事你一直很想要做好、實際去做也很順手呢?記下時段,並想想這件事是屬於創意或邏輯工作。多做這一類的觀察記錄,你對怎樣促進自己的生產力會更有想法。

    有些人是在把創意工作和邏輯工作區分後集中處理最有效率,箇中原理是因為處理不同類型的工作需要不同的思維方式。所以,你可以在午餐前專心做創意工作,把邏輯工作留在午餐後,或是顛倒過來。另外有派說法是,先做了邏輯工作,要再改做創意工作會比較難,因此會盡量先把創意工作解決掉。

    #關鍵4、自己燒掉的待辦事務清單

    看到這裡,很多人大概在想待辦事項清單是很棒啦,但我忙瘋了,有時候不管用哪一個辦法擬定清單,我就是連一件清單上的事項都做不了。沒錯,在有些日子裡,清單就好像會自燃一般,你一進公司,它就自己起火燒掉了。現實或許如此,但並不足以成為藉口,你還是必須有紀律地好好規劃時間。

    你當上主管的部分原因,就是因為你展露了判斷力。何時應該恪守待辦事項清單,何時又該撇下清單、重新修訂,就是一個需要你判斷的事項。你很有可能必須一邊工作一邊重新調整清單,而且是一天內調整很多次。這種能力,決定了你會大成功或是小成功。很多功績卓越的資深主管已經把這種能力內化,有辦法持續依照情勢變化重新判斷事情的輕重緩急。好好觀察公司裡精通此道的領導者,多學著點。

    #關鍵5、把事項訂出輕重緩急

    有些主管把工作清單分為三類:一級、二級、三級。一級事項是必須先完成的重要事項,如果你有好幾條一級事項,就必須把一級事項再按重要程度排序;二級事項可以等到有空再說;三級事項不重要,即使你沒空處理三級事項,大概也無妨。有些主管喜歡先做三級事項,因為容易獲得成就感。別落入這種陷阱,不然,你很可能沒做完多少事,還導致一些一級的重大事項來不及處理,造成嚴重問題。

    記住,情況隨時都在變,一級事項的重要程度可能頓時降為二級。每天不時抽出幾分鐘檢視並調整待辦工作清單絕對值回票價,因為你的產能會提高。

    如果有一件你覺得很艱鉅、很複雜或難以招架的一級事項,就把它拆解成幾個小部分,就像前文那位作家的寫作方法。與其在清單裡寫上一件大事,不如把它拆解成幾件小事。比方說,編列下一個年度的預算是一件大事,光是在清單上看到「訂立明年預算」,壓力就大到讓你下不了手,或許可以把它細分成幾個小任務,諸如:

    算出明年的每季預估營收。
    判定明年的人員暫行編制。
    從採購部門取得明年的預估原料成本。

    很多人在劃掉完成的事項時,心情都會為之一振。如果你使用的是工作追蹤記錄程式或應用軟體,你可以把完成的事項搬移到已完成清單中,而不選擇刪除,好讓自己有成就感;有的人則是用粗簽字筆劃掉已完成的事項。在收工時坐著看你劃掉的那一堆事項,真的很痛快。

    用手寫清單的人,別急著在下班時把它丟掉,這張清單到了隔天早上還有兩個用途:一是提醒你昨天已完成的所有事項,另外,還能提醒你有哪些事項尚未完成。把這些未完成的事項寫到新的清單上。這對於長期專案尤其重要,時間拉得愈長,愈可能有疏漏掉的事項,有太多十分有創意的點子和計畫都是因為沒有寫下來而與你失之交臂。

    你是否曾在就寢時想著工作上的問題,半夜因為想到解答而驚醒?但是一早醒來,又忘得一乾二淨。你憑著記憶也找不回解決的線索,所以,解決之道就是準備紙筆放在床頭的小桌上,一有想法就立刻記下來。

    #關鍵6、惱人的急事

    要有效率、有產能的最大挑戰之一是應付干擾。有些干擾是自然會出現的,必須即時處理,這時就需要如前文所述,巧妙地重新調整優先要務。

    大部分的干擾,純粹就是干擾,即使有必要處理,也不是馬上。科技導致我們不斷受到干擾,這一類的干擾所在多有,電子郵件、簡訊、手機電話、即時訊息、臉書、會議邀請等,這些只是其中幾例,是在我們之前的世代所沒有面臨過的挑戰。

    這些干擾的共通點是表面上看來都是急事,至少一開始時是如此啦。有些有可能真的是急事,但大部分都不會是。遇到看似緊急的事,會有衝動想把它列為重要事項,突然間,這件事就空降成為待辦事項的榜首,儘管它一點都不實至名歸。不過一眨眼的工夫,這件事就毀了經由你仔細規劃、按照輕重緩急所擬訂的清單。這就是這種急事的專橫之處,它會產生急迫的危機感來宰制你。

    想要成功、專注在工作上,就不能受到這種惱人的急事所左右。在你容許某則簡訊主宰你的注意力之前,問問自己:「這屬於我工作清單上的哪一級,一級、二級、三級,或根本沒必要列進去?」像救護車駕駛那樣回應新任務的邀約確實很誘人、也很刺激,但在你一頭栽進去之前,要確認它真的是當務之急。別因為感覺上好像很急,就任由急事專橫地左右你。

    #關鍵7、閉門時段

    你可能會想效法一些公司採用的閉門作法,以便在一天裡完成更多事情。例如,將辦公室每天閉門兩小時,你們照常辦公,只是辦公室裡的人一律不准去找別人,沒有人打內線,開會也絕不安排在閉門時段。萬一遇到急事就迅速處理;客戶或其他外人來電也可以接聽。

    這種作法好處多多。每天有兩小時不會有同事打內線電話或是到你辦公室找你,於是,你可以在這個時段專心處理事情。如果大家都守規矩,挾科技之威而來的內部干擾也會減少,免受急事專橫地左右。

    或許想出這個點子的人,是因為他有個週末到公司加班時察覺到,工時明明一樣長,完成的工作卻比週間多很多。但要讓這個作法可行的前提是,在閉門時段不可以把客戶阻擋在外。採行這個制度,整個公司都能受益。

    #關鍵8、反省的必要

    每天都排出一段時間靜心一下,你未必每天都有空,但挪出一些時間作白日夢和反省很重要,這對你的內心至關重大。況且,我們常會在這些安靜時刻,發現看似不可能克服的問題,實際上並沒有那麼難解決。

    除了騰出可以安靜的時間來反省之外,還有一個更高的層次:一個名為「點子解放」(idea liberation)的強大概念,出自《來自邊緣的商業課:學會極限運動員怎樣聰明冒險,在商業界成功》(Business Lessons from the Edge: Learn How Extreme Athletes Use Intelligent Risk Taking to Succeed in Business),作者為麥考密克(McCormick)與卡林奇(Karinch)。

    書中提到點子解放是許多成功的運動員、經理人使用的激發創意策略,有兩個簡單的步驟。第一步是記下點子最常在什麼時候出現,一般而言,通常是在比較不會分心的時候,而且可能不是在工作期間。經常會讓人有點子浮現的活動包括走路、騎單車、健行、各種運動、洗澡、冥想、開車、坐在公園的長椅上、眺望湖泊或大海。有概念了吧,在你的生活中也會有一些你做起來特別容易產生靈感的活動,把它們找出來。

    點子解放的第二步是刻意讓自己經常置身在這些情境中,並準備好記錄浮現的想法。你可能需要撇下或關閉你的手機或電腦,不要收發訊息或查看電子郵件。

    前文的立論基礎是點子永遠在你腦袋裡活躍,創意則是你去採集這些點子而來。當我們的腦袋過於繁忙,就鮮少能夠注意到這些點子。

    這一節的行動步驟可以總結如下:觀察靈光乍現的時機,經常讓自己置身在這些情境,記錄下浮現的點子。當你採集到有創意的點子,你會很開心的。

    其他的時間管理祕訣

    以下是各行各業的經理人所建議的一些祕訣,你或許會覺得受用:

    1.體認到每個人的時間都一樣多,一星期一百六十八小時。沒有誰的時間比你多,怎麼使用時間才是關鍵。

    2.為專案設定完成期限,如果你是因循苟且型的人,這招尤其有效。避免在最後關頭才抱佛腳,有些人認為壓力大、期限趕,效率才會特別好,但說不定他在沒有壓力時表現會更棒,應該試試看。

    3.記住急事與要事的差別。我們都有待辦的急事,但永遠都要問問自己這些事的重要程度,懂得分辨急事與要事的差異,是成功的必要條件。要優先專注在重要的事務上。

    4.記錄你怎麼使用時間一、兩週。記錄時間表,把每件事都寫下來,你可能會很訝異自己用掉大把時間的方式。如果我們不分析自己運用時間的模式,就不能改善時間管理。或者,問問別人對你運用時間的看法,他們通常能指出你的盲點。

    5.擬訂一日計畫。最佳的規劃時間是前一天晚上,這樣隔天一開始,你就已經知道要專心處理哪些事務。如果拖到早上才規劃,有可能會偏離正務。

    6.擬訂一週規劃。即使你在週末工作,還是很值得在週六或週日撥出幾分鐘規劃下一週。在星期一上班前就訂好一週計畫對你很有益處,可以讓你在緊急狀況發生時(而且幾乎一定會發生),不論是在週一上午或接近週末,你都不會偏離正軌。

    7.遵守七○/三○法則:一天的時間只有約七○%拿來做規劃,其餘時間留給規劃之外的事務、別人的急事或緊急狀況。如果每分鐘都做規劃,當你無法全部完成時,就會感到挫敗。

    8.安排固定的時段打電話、回電話、收發電子郵件、辦公事等等。這是一石二鳥之計,同性質的事務集中處理可以更快速,而別人也遲早會了解你的時間安排。

    9.別等到你覺得心情對了的完美時機,才要著手處理優先要務,這樣的時機或心情可能永遠不會來。

    10.完成一件重大優先要務就犒賞自己,可以是招待自己吃大餐、當天早一點下班、或是打電話給一位你一直想重拾聯絡的朋友。

    11.養成準時的習慣。準時現身、在期限內完工,並鼓勵部屬守時,擔當起你們部門裡時間管理大師的楷模。

    12.考慮在家裡、在偏遠的辦公室、在難得使用的會議室或空出的辦公室工作。當你必須全神貫注處理事情,盡量不受干擾時,就到別人料想不到的地點去工作。舉例來說,在辦公室裡跟全體部屬耗在一起,要花上幾天才能做完的工作,在家裡通常半天就能大功告成。

     

    (本文授權自「李茲文化」,出處:李茲文化/《新手主管調校聖經:部屬挺你、位子坐穩,下次升官還是你。》)

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