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  • 主管的利器:五個步驟做好交辦工作,讓部屬成長、自己更輕鬆!


    13 五月 2015 李茲文化

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    你的利器:交辦工作

    主管要懂得交辦工作,善用這項不可或缺的工具,這一點值得再三強調。當你可以妥善交辦工作,你的工作重心就會從執行勤務,移轉到管理與領導。交辦不是分攤工作,而是把你的工作交給部屬執行,以培養他們的技能,提高公司的效率。分攤工作則是向部屬說:「我太忙了,幫我分攤一些事情。」千萬別把分攤跟交辦工作混為一談。

    交辦的好處

    交辦的好處多多。你把事情交辦下去,部屬會更投入、更有動力,因為他可以學到新技能、也能自我成長,促進公司整體的成功。交辦對公司來說很符合成本效益,公司裡現在多了人可以做原本只有你會的事,如此一來,你就可以去做更有時間效益與符合你能力的事。

    交辦也能擴展你的視野。要當一個成功的主管,就要能在挑戰與機會尚未具體成形之前就辨識出來,交辦可以讓你從繁忙中脫身,把眼光放得更長遠。不妨這樣想,當你陷在壕溝裡面,遠方的視野會受局限,交辦正好可以把你從不能一展長才的壕溝裡拉出來。

    最後還有一項好處,交辦是你隨手可得的訓練工具而且成效超級好。讓部屬上課進修是很棒,但有機會實際執行任務,面對真槍實彈的種種挑戰,部屬的收穫會更豐富,學習新技能的效果遠勝於任何課程。

    為什麼新手主管不交辦

    既然交辦這麼棒,新手主管怎麼不經常為之?第一個原因是他們不懂得怎樣交辦,這是必須練習才會的技能。有些主管則是缺乏安全感,他害怕部屬的表現會超越自己,或擔心部屬認為:「他把事情都扔給我們,那他成天都在做什麼?」當然,也有些主管是太過熱愛自己的職務,不肯放手。

    但經理人不肯交辦工作的最常見原因是:對結果沒信心。自己動手時,他很清楚工作如何進行、成果會如何;交代給別人,成果不會跟自己做的一模一樣好。

    但這些都不是拒絕分派任務的好理由。不應該交辦的情況,只限於上級叫你不要這麼做,或你想交辦的對象能力不足或沒空處理的時候。

    絕對不能交辦的事項

    即使貴為執行長,也絕對不能交辦的事項是人事上的職責,包括績效考核、薪資審核、培訓、讚賞、懲戒、終止聘僱等,永遠都只能自己來。另外,牽涉公司縮編之類的敏感或機密事項,也不能交辦給下屬。你要掌握的大原則是要有把工作分派下去的認知,凡是可以交辦的工作,都要盡量離手。

    交辦給誰

    所有部屬都是你可以交辦的可能人選,但你的處理方式,要依據不同的部屬而稍微變通。再強調一遍,別因為你知道優秀的部屬可以做得比較好,就塞超量的工作給他,長時間過勞遲早會讓他燈枯油盡,像根掛上過多衣服的衣架那樣垮倒。

    交辦工作給資淺或能力較差的部屬,要確認自己清楚說明了必須達成的事項,督導他做工作的頻率要比交由老手處理時高。你也可以把工作交給上回表現欠佳的部屬,部屬得到第二次機會,可以重拾失去的信心。也可以試著把工作交辦給問題員工,新挑戰或新任務說不定會改變他的工作態度。

    交辦步驟

    你也許會覺得下列步驟很實用,不妨看看這一套作法適不適合你:

    一、首先,分析目前的工作、專案或職務中有哪些事可以交辦。想想完成這些工作的必備要件是什麼、要花多久時間、需要什麼資源等。

    二、判定事情可以託付給誰。想想這個機會最能讓誰士氣大振、誰有充足時間、誰具備必要的技能水平或可以因此學會關鍵技能、誰會想要承擔職務之外的責任。

    三、做了決定以後,跟你選定的部屬坐下來談談,詳細說明並指出他承接此交辦事項的好處。如果對方是新人或缺乏經驗,務必要多花一點時間解釋,並提供更多的細節資訊。

    四、跟部屬談妥工作目標及要遵守的時程。這很重要,應該要有書面紀錄,只要會後寫一封電子郵件,清楚載明你們講定的具體成果及達成目標的期限就夠了。你可以要求承接工作的部屬來寫這封電子郵件,以便確認他清楚了解討論的內容。若任務較複雜有可能需要在中途作比較多次的審視,甚至訂一些中程目標。再說一次,這個步驟非常重要,要成功交辦工作,目標絕對要明確。

    五、最後,要和部屬共同討論出怎樣監督他的工作進展。

    完美主義的陷阱

    既然經理人不願交辦工作的最普遍原因是不能確保工作成果,我們很有必要來聊聊完美主義這個議題。很多人誤以為完美主義是優點,其實不然,自我要求高是好事,但這跟完美主義是兩碼子事。

    完美主義的常見定義是,只要是不完美就無法接受。來想想看吧,首先,完美幾乎從不會存在,你永遠可以從任何產品或成果中挑出毛病來。第二,堅持成果一定要符合你認知中的完美,但你的認知可能會有偏差,這也表示承接工作的部屬無法按自己的想法權衡怎麼進行工作。

    如果你交辦工作的第一步是鉅細靡遺地指揮部屬應該怎麼做,部屬接下這份工作也開心不起來,你是在澆熄他的動力,把他變成一個口令一個動作的機器人,而你也無法從善用部屬跟你不同的經驗、觀點和創意中受益。

    要做一個靈活交辦工作的人,你就要接受並欣賞承接工作的部屬會採取跟你不同的作法。不妨想成你是在告知部屬要在哪一天的幾點鐘到達一個遙遠的目的地,但允許他自行選擇路線。如果依據你的經驗,你知道哪些路線很難走,就提前告訴他,但信任他會規劃出一條可行的路線,而且很可能不是你會選的那條路。如果你信不過部屬的判斷,那麼他就不是執行這項工作的適當人選。

    避免部屬丟工作給你

    要避免部屬丟工作給你,他們會來找你,說自己很忙、工作太難或你能做得比他們好。碰上這種情況,你可以給予協助,或找這些事務的專家來輔導部屬,但不要接下來自己處理。身為主管,你的工作是栽培部屬,不是拯救他們。

    未來

    交辦工作可以是你、你的團隊、你的公司的利器,這攸關你主管生涯的發展,不擅長交辦工作,會減少你的升遷機會。開始想想你今天、明天或未來某一天可以交辦些什麼工作給部屬。學會交辦,然後好好去做,你整個部門都會從中獲益。

     

    (本文授權自「李茲文化」,出處:李茲文化/《新手主管調校聖經:部屬挺你、位子坐穩,下次升官還是你。》)

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