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  • 讓團隊運作更順暢的六個方法!


    12 二月 2015 知識家編輯部

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    對主管來說,每個部屬都像一個空杯子,最重要的課題,就是把這些杯子裝入相同容量的水,不讓它滿出來,當然更不能讓這些水,流回自己的杯子裡。畢竟你們的杯子都一樣大,不會因為你是主管,就有更多時間。
    —— 鳥原隆志,《懂交辦,80%的工作不用自己來:20個狀況模擬,只要照著做, 保證部屬樂意接、準時完成不擺爛。

    「常常覺得團隊很沒有效率?」

    團隊領導者的工作之一,就是讓團隊的成員能夠順利的協作,確保每個人都溝通無虞,並減少各部門與成員間的落差。

    讓團隊運作更順暢的六個秘訣!

    方法一、減少使用email溝通

    使用email的缺點是,雖然感覺上溝通有進度,但只要仔細觀察就會發現來往耗時,而且進度通常很緩慢,使用email雖然讓你感覺回覆了以後,取得了某種進度上的前進,但卻往往浪費很多不必要的溝通成本。

    減少使用email溝通,可以以即時通訊軟體或團隊溝通工具來取代,會更有效率。

    方法二、使用團隊溝通工具

    好用的團隊即時溝通工具有像是Hipchat這樣的工具,它可以讓一個團隊很方便的即時通訊,還可以建立不同性質的聊天室,讓不同部門的人建立自己的部門聊天室,同時,還可以讓公司每個人都加入各個聊天室,可以得知其他部門平時的工作方式,減少資訊上的落差,還可以促進公司的成員學習。

    方法三、使用專案管理系統

    比較常見好用的專案管理系統,例如Redmine,是很方便又好用的。好的專案管理系統應該具備Ticket,用來開任務用,並且同時應該具有負責人、需要工時、監察人、估計工時、母票可以打散為幾個子票等等功能。

    專案管理系統可以彌補團隊溝通工具的不足,把更詳細的細節寫在ticket裡面,也方便專案經理追蹤進度以及查詢目前負責某工作任務的人是誰,大大提升團隊工作效率。

    方法四、善用即時通訊軟體

    例如Line或是WhatsApp等等,都是方便即時通訊的溝通軟體,讓團隊成員可以24小時內都接收到訊息,如果有重大緊急事件,對方又不在公司,就可以透過即時通訊軟體做溝通,大大提升效率。

    方法五、減少不必要的會議

    開會一定要知道開會的目的,以及得出想討論的結果,大部份公司都會開很多會議,但很多卻是耗時又常常沒有結果,重新檢討內部會議,改善會議效率,可以減少不必要的時間浪費。

    方法六、減少資訊上的落差

    無論是部門與部門之間,還是成員與成員之間,只要中間存在資訊上的落差,就可能產生額外的溝通成本。使用團隊溝通工具以及即時通訊軟體,為的就是能夠彌補資訊上的落差。

    團隊的領導者應該讓團隊的每個成員都能順利協作,確保每個人的認知都相同,在同一條路上前進。

    參考書籍:
    懂交辦,80%的工作不用自己來:20個狀況模擬,只要照著做, 保證部屬樂意接、準時完成不擺爛。

     

    (photo via j_benson )

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