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  • 時間管理的正確觀念:如何區分重要性與急迫性


    14 四月 2014 知識家編輯部

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    每個人每天都在不斷的抉擇,甚至明天就要思考下禮拜要作哪些事,然而事情有輕重緩急之分,可以依照『重要性』與『急迫性』的大小來做區別並畫出如上圖的時間管理矩陣。

    上述橫軸為:急迫性,綜軸為:重要性
    如圖的第四區塊:不重要性與不急迫當然是排最後做,而第一區塊是最重要與最急迫,當然就先做,這兩個區外的做事先後順序是毋庸置疑的,但重點就在第二區塊與第三區塊。

    重要性與急迫性你比較重視?
    第二區塊為:重要但不急迫,第三區塊為:急迫但不重要。這兩個可能每個人的答案有所不同。人們每天都會遇上很多的選擇,正因為每個人抉擇的不同,造成了人與人之間的差距。

    重要性是長期,急迫性是短期
    老闆明天就要的報告一定很重要也很急迫,這種事只能先做。但是像Email或手機來電這很可能就是急迫性高但不重要的事。人們在抉擇時常常看到短期而忽略了長期。培養自己廣泛地閱讀能力、訓練自己外語能力等等都是很重要的事情,但大部分人往往選擇了先把急迫性的事情做完,等到有空再來做這些很重要的事情,但最後可能也因為太忙而忽略了這些長期很重要的事情。

    重要性優於急迫性
    如果不是非得一定要先處理掉的事情,就先做重要性的事情吧!一個月至少閱讀三本書,每天抽一小時訓練自己外語能力等等,這些看似急迫性非常低但卻很重要的事情必須先做,重要性是長期性的,而急迫性卻是短期性的。

    也就是時間管理矩陣應該要依照4->2->3->1的順序來做選擇。不妨就從今天開始將那些不重要但稍微急迫的事情暫緩著做吧,強迫自己每天花固定的時間去做那些長期來講真正重要的事情!時間久了你會發現過去花在那些事情身上的投資是值得的!

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    (image through michaelhyatt

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